lAPORAN PPL JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ADAB DAN BUDAYA ISLAM
oleh Muhammad Ali Akbar
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang
Perpustakaan sangatlah penting bagi masyarakat
sehingga keberadaan dan perkembangan perpustakaan layak untuk diperhitungkan
sebagai pusat informasi yang akurat dan aktual. Dengan adanya Program Strata I Ilmu Perpustakaan di IAIN
Raden Fatah Palembang tepatnya di Falultas Adab dan
Budaya Islam bisa membantu calon-calon
pustakawan yang bertujuan untuk mencetak tenaga-tenaga ahli dan profesional dalam bidang
perpustakaan.
Dengan demikian IAIN Raden Fatah Palembang telah
berperan aktif dalam menciptakan Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas
dengan memiliki kemampuan yang profesional dan mempunyai daya saing yang tinggi
sehingga perpustakaan dimata masyarakat semakin kuat dalam memenuhi kebutuhan
pengguna, berkembang dan tidaknya perpustakaan tergantung oleh pegawai
pustakawan dalam mengelola perpustakaan untuk menciptakan tenaga perpustakaan
yang ahli dan lebih khususnya mengelolah koleksi perpustakaan (manajemen
koleksi).
Salah
satu manajemen yang ada di perpustakaan ialah manajemn koleksi. Riyanto,
menjelaskan manajemen koleksi merupakan area kunci dari tanggung jawab seorang
pustakawan atau sumber daya manusia. Koleksi sendiri dapat didefinisikan
sebagai sebuah bahan pustaka atau sejenisnya yang dikumpulkan, dikelola, dan
diolah dengan kriteria tertentu. pengelolaan koleksi yang baik akan menentukan
sukses atau tidaknya sebuah program perpustakaan, karena tanpa dikelolah dengan
baik, maka koleksi akan tetap menjadi kumpulan atau tumpukan buku yang tidak
bermakna. Pada Perpustakaan Program Pascasarjana IAIN Raden Fatah Palembang
mengalami percampuran koleksi yang satu dengan yang lainnya, dan juga ada
sebagian koleksi yang seharusnya berada di refrensi tertukar di rak sirkulasi
dan sebaliknya koleksi sirkulasi berada di koleksi refrensi. tentunya buku-buku
tersebut membutuhkan manajemen koleksi dan bantuan sistem otomasi yang baik.
(observasi saat PPL).
Peroses
manajemen koleksi akan terbantu apabila menggunakan sistem otomasi yang
mempunyai banyak kegiatan. Ibu herlina memperjelas, Kegiatan otomasi
perpustakaan menyangkut banyak aspek sehingga perlu ditimbang masak-masak dalam
menentukan pola perpustakaan. Berbagai jasa perpustakaan dapat dilaksanakan lebih
cepat dan efesien berkat otomasi, namun sebaliknya otomasi juga memerlukan
biaya yang tidak sedikit.[1]
Untuk melaksanakan fungasi tersebut maka perpustakaan harus mengolah dan mengatur koleksinya sedemikian rupa sehingga informasinya yang
terdapat dalam koleksinya dapat disimpan dan ditemukan kembali secara mudah,
cepat, tepat, jika diperlukan. Dengan kata lain, di dalam perpustakaan
diperlukan sistem temu kembali informasi (information retrieval sistem) yang
baik.[2] Pada
perpustakaan program pascasarjana IAIN raden fatah palembang telah menerapkan
sistem otomasi ini, dan tinggal pengolahan lebih lanjut perlu dilakukan
terutama dalam pengolahan koleksinya yang menggunakan sistem otomasi, karena
itu peneliti membahas mengenai Manajemen
Koleksi Berbasis Otomasi Perpustakaan Program
Pascasarjana IAIN Raden Fatah Palembang.
B. Rumusan
Masalah
Berdasarkan
permasalahan yang ditemukan, maka peneliti merumuskan masalah sebagai berikut:
1.
Bagaimana
proses Manajemen Koleksi Berbasis
Otomasi Perpustakaan Program
Pascasarjana IAIN Raden Fatah Palembang?
2.
Apa
saja kendala Manajemen Koleksi Berbasis Otomasi
Perpustakaan Program Pascasarjana IAIN Raden Fatah Palembang?
C. Tujuan
Praktikum
Penelitian Lapangan (PPL) yang dilakukan di Program
Pascasarjana IAIN Raden Fatah Palembang
Palembang bertujuan untuk:
1.
Persyaratan
yang diwajibkan untuk kelulusan bagi seluruh mahasiswa Program Strata I Jurusan Ilmu
Perpustakaan di IAIN Raden Fatah
Palembang.
2.
Memperoleh
pengalaman kerja dan mampu memecahkan masalah pada waktu Praktik Pengalaman Lapangan.
3.
Mampu
menghadapi kendala di lapangan tentang dunia Perpustakaan.
4.
Dapat
menerapkan ilmu yang telah diperoleh dan dikuasai oleh mahasiswa selama masa
praktik.
5.
Mempunyai
kemampuan dalam mengidentifikasi masalah dengan kesimpulan yang dilandasi sikap
ilmiah.
6.
Melatih
daya tangkap dan pola fikir mahasiswa mengenai peningkatan mutu layanan
perpustakaan.
7.
Menambah
pengetahuan serta wawasan di bidang perpustakaan untuk menghadapi dunia kerja
perpustakaan.
8.
Menciptakan
Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas dan profesional dalam persaingan
dunia kerja.\
9.
Melaporkan
kegiatan PPL dalam bentuk Laporan
klompok dan individu.
Adapun judul penelitian
PPL ini yaitu Manajemen Koleksi Berbasis Otomasi di Perpustakaan IAIN Raden
Patah Palembang, dengan penelitian sebagai berikut:
1.
Untuk
mengetahui Bagaimana proses Manajemen
Koleksi Berbasis Otomasi Perpustakaan
Program Pascasarjana IAIN Raden Fatah Palembang?
2.
Untuk
mengetahui Apa saja kendala Manajemen Koleksi Berbasis Otomasi Perpustakaan Program Pascasarjana IAIN Raden
Fatah Palembang?
D. Sistematika
Penulisan
BAB I :
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Rumusan Masalah
C. Tujuan
D. Sistematika Penulisan
BAB II :
PELAKSANAAN PRAKTIK PENGALAMAN LAPANGAN
A. Waktu
dan Tempat
B. Objek dan Metode Penelitian
BAB
III : HASIL DAN PEMBAHASAN
A.
Profil
Perpustakaan Program Pasca Sarjana IAIN Raden Fatah Palembang
B.
Manajemen
Koleksi Berbasis Otomasi Perpustakaan
C.
Pengolahan
Data dengan Sistem Otomasi Perpustakaan
BAB IV : PENUTUP
A.
Kesimpulan
B.
Saran
DAFTAR
PUSTAKA dan DOKUMENATSI
BAB
II
PELAKSANAAN
PENELITIAN
A.
Waktu dan Tempat
Penelitian dilakukan pada waktu PPL pada tangga
26-06-2014 sampai 21-07-2014 di Perpustakaan Program Pascasarjana IAIN Raden
Fatah Palembang.
B. Objek
Penelitian dan Metode Penelitian
a.
Objek penelitian
Peneliti
hanya berfokus pada manajemen koleksi berbasis otomasi perpustakaan, jadi
segala sesuatu yang berkaitan dengan itu maka peneliti menjadikannya sebagai
objek penelitian, seperti pengelolahnya, sumber daya manusia, dan teknologi
perpustakaan.
b.
Metode Penelitian
Penelitian
ini menggunakan metode kualitatif yang mempunyai teknik pengumpulan data
sebagai berikut:
1). Teknik Pengumpulan Data
1.
Observasi
Peneliti
mengamati langsung di lapangan (lokasi PPL) di Perpustakaan Program
Pascasarjana IAIN Raden Fatah Palembang, pengamatan dilakukan sebelum atau
sedang penelitian yang berguna mengetahui penerapan manajemen koleksi secara otomasi.
1.
Interview
Wawancara
secara mendalam merupakan metode pengumpulan data, berita, atau fakta keadaan
di lapangan. Dengan proses empat mata secara langsung dengan sumber daya
manusia di Perpustakaan Perpustakaan
Program Pascasarjana IAIN Raden Fatah Palembang. Selain itu peneliti juga bisa
melakukan lewat media komunikasi seperti HP, dan media sosial.
2.
Dokumentasi
Dokumentasi
ini sebagai metode yang digunakan untuk memperoleh data bersifat dokumenter
seperti daftar input data koleksi atau pengolahnya, dll.
2). Teknik
Analisis Data
Analisis
data adalah teknik mendeskripsikan (merangkum data) menggunaan analisis
deskriptif. Matthew B. Miles,[3]
mengatakan analisis terdapat tiga alur kegiatan yaitu:
a.
Reduksi
Data
Reduksi
data merupakan proses pemilihan, pemusatan perhatian, pengabstraksian, dan
pentransformasian data kasar dari lapangan. Proses ini berlangsung selama
penelitian dilakukan, dari awal sampai akhir penelitian. Tahap awal misalnya:
melalui kerangka konseptual, permasalahan, pendekatan pengumpulan data yang
diperoleh. Selama penelitian maksudnya: tahap pengumpulan data seperti: membuat
ringkasan, kode, mencari tema-tema, menulis memo, dan lain-lain. Fungsi reduksi
ini untuk menajamkan, mengolongkan, mengarahkan, membuang yang tidak perlu, dan
mengorganisasikan sehingga interpretasi bisa ditarik. Lalu peneliti benar-benar
mencari data yang valid, dan pengecekan ulang.
b.
Penyajian
Data
Penyajian
data adalah sekumpulan infomasi yang tersusun dan memungkinkan menarik
kesimpulan dan pengambilan tindakan. Bentuk penyajian antara lain teks naratif,
dll. Yang bertujuan untuk memudahkan membaca dan menarik kesimpulan. Pada tahap
ini peneliti juga melakukan display (penyajian) data secara sistematik, agar
lebih muda dipahami intraksi antara bagian-bagianya dalam konteks yang utuh
bukan segmental atau fragmental terlepas satu dengan lainnya. Lalu data
diklasifikasikan berdasarkan tema-tema inti.
c.
Penarikan
Kesimpulan/ Verifikasi
Kesimpulan-kesimpulan
juga diverifiasi selama penelitian berlangsung. Makna-makna yang muncul dari
data harus selalu diuji kebenaran dan kesesuaiannya sehingga validitasnya
terjamin. Pada tahap ini peneliti peneliti membuat rumusan proposisi yang
terkait dengan prinsip logika, mengangkatnya sebagai temuan penelitian,
kemudian dilanjutkan dengan mengkaji secara berulang-ulang terhadap data yang
ada, pengelompokan data yang telah terbentuk, dan proposisi yang telah
dirumuskan. Langkah selanjutnya melaporkan hasil penelitian lengkap, dengan
temuan baru yang berbeda dari temuan yang sudah ada.
Ketiga
anasisi data yaitu reduksi data, penyajian data, penarikan kesimpulan/
verifikasi sebagai satu kesatuan bentuk pada sebelum dan sesudah pengumpulan
data yang berguna untuk membangun wawasan umum yang disebut sebagai “analisis”
sehingga hasil penelitian ini berguna dan mudah dipahami.
BAB
III
HASIL
DAN PEMBAHASAN
A. Profil
Perpustakaan Program Pasca Sarjana IAIN Raden Fatah Palembang
1.
Sejarah
Sejarah dibukanya
program pasca sarjana di IAIN Syarif Hidayatullah Jakarta pada tahun 1982 dan
di IAIN Sunan Kalijaga Yogyakarta pada tahun 1983, setiap tahun IAIN Raden
Fatah mengarahkan mahasiswanya untuk mengikuti program S.2 dan S.3 di dua
lembaga tersebut. Setelah beberapa dosen menyelesaikan program S.3 (Doktor) dan
kembali betugas di IAIN Raden Fatah, timbul keinginan dan gagasan untuk membuka
S.2. Munculnya gagasan ini sejalan dengan kebijakan pimpinan IAIN Raden Fatah
untuk menata dan meningkatkan kualitas penyelenggaran akademik yang dapat
meningkatkan kualitas SDM lulusan, sehingga memiliki daya saling yang tinggi
dalam melaksanakan pengabdiannya di tengah masyarakat.
Untuk mewujudkan
keinginan tersebut, Prof. Dr. Jalaluddin sebagai pembantu Rektor 1 meminta
Dr.J.Suyuthi Pulungan menyusun proposal pembukaan Program Pascasarjana S.2 .
Setelah proposal yang disusun dikoreksi dan disempurnakan oleh
Prof.Dr.Jalaluddin, pada tahun 1997 dikirimkan ke Departemen Agama bersama
dengan proposal pembukaan Fakultas Adab dan Fakultas Dakwah. Namun usulan
pembukaan S.2 tidak mendapat jawaban dari pihak departemen Agama dan karena
sebagai kendala, IAIN Raden Fatah juga mendengarkannya.
Pada tahun 1999 setelah
Prof.Dr.Jalaluddin terpilih menjadi Rektor menggantikan Drs.Moh.Said, MA,
keinginan untuk membuka program S.2 dimunculkan kembali. Untuk itu, ia meminta
Dr.J.Suyuthi Pulungan, MA agar menyempurnakan proposal yang sudah ada dan
menyesuaikannya dengan buku “Pedoman Penyusunan Portefolio Program Studi
Program Pascasarjana Tahun 1998” kemudian tahun 1999 proposal tersebut
dikirimkan kembali ke Departemen Agama. Pihak Departemen Agama menginformasikan
agar proposal tersebut dilengkapi lagi, seperti susunan panitia pembukaan,
rencana personal pengelola dan rekomendasi serta MOU kerja sama dengan
Universitas Sriwijaya (UNSRI).
Untuk
memantapkan dan menyempurnakan proposal tersebut, dibentuk panitia persiapan
pembukaan program pascasarjana S.2 Magister Agama oleh Rektor IAIN RAden Fatah
melalui keputusan Rektor nomor XCTI tahun 1999 tanggal 09 November 1999 yang
dipimpin oleh Dr.J.Suyuthi Pulungan, MA sebagai ketua dan M.Sirozi, Ph.D
sebagai Sekretaris Panitia tersebut diberi tugas utama untuk menyempurnakan
proposal yang telah ada.
Dalam rangka
pelaksanaan tugas tersebut maka panitia melakukan beberapa kegiatan. Pertama,
survey calon mahasiswa, survey pengguna lulusan, dan survey pada pakar tentang
rencana pembukaan program S.2. Survey dikelola oleh Drs.Ahmad Zainal (Kepala
Pusat penelitian) dan Drs. Zulkifli, MA (Dekan Fakultas Adab). Kedua,
melaksanakan sarasehan dengan mengundang para pakar dan praktisi pada tanggal 6
Desember 1999. Ketiga, Mengupayakan rekomendasi dukungan dari berbagai
instansi, yaitu Dewan Perwakilan Rakyat Provinsi Sumatera Selatan, Gubernur
Sumatera Selatan dan Wali Kotamadya Palembang. Keempat, mengupayakan kerja sama
dengan UNSRI yang diwujudkan dalam MOU. Kelima, pengadaan buku perpustakaan.
Semua kegiatan tersebut dilakukan dalam rangka melengkapi/menyempurnakan
proposal.
Kemudian untuk
memperkuat bagian alasan pembukaan program pada proposal dilakukan penajaman
yang meliputi kebutuhan akan tenaga pengajar berkualifikasi pascasarjana,
antisipasi kebutuhan SDM yang berkualitas di daerah pada era otonomisasi,
mendukung misi IAIN RAden Fatah, yaitu menjadikannya sebagai research
university dan centre for excellence dalam ilmu-ilmu keislaman untuk Sumatera
Selatan khususnya dan bessarnya minat pada dosen dan alumni di wilayah ini
untuk studi lanjut pasca S.1 Semua aspek penajaman alasan tersebut dilengkapi
dengan data pendukung hasil survey.
Atas kerja sama
dan dukungan yang baik dari semua panitia, penyempurnaan proposal dapat
diselesaikan sesuai rencana. Kemudian proposal tersebut dikirim ke Departemen
Agama melalui surat Rektor Nomor IN/4/1/1.2/KP.07.6/111/2000 tanggal 27 januari
2000. Pihak Departemen Agama dalam hal ikni Dirjen Binbaga Islam menjawab, agar
proposal dipresentasikan di depan Tim Guru Besar Departemen Agama. Presentasi
dilaksanakan pada hari Rabu tanggal 10 Mei 2000. Tim presentasi IAIN Raden
Fatah berjumlah 7 orang, yaitu semua dosen yang berkualifikasi doktor
(Prof.Dr.Jalaluddin, Prof.D.Wardini Ahmad, Dr.J.Suyuthi Pulungan,
MA,DXr.Aflatun Muchtar,MA,Dr.Cholidi Zainuddin dan Drs.M.Sirozi.MA,Ph.D). dan
mantan rector (Drs.Moh.Said, MA). Dalam acara presentasi tersebut Tim Guru
Besar Departemen Agama menyarankan agar proposal disempurnakan.
Kemudian pada
tanggal 10 juli 2000 Tim Guru Besar Departemen Agama bertemu kembali dengan
Rektor bersama ketua dan sekretaris panitia di Departemen Agama untuk
mendiskusikan proposal yang telah disempurnakan tersebut. Sebagai follow up
dari pertemuan tersebut maka pada tanggal 2-3 Agustus 2000 Departemen Agama
mengirimkan Tim Visitasi yang terdiri dari Prof.Dr.Mastuhu, M.Ed,
Prof.Dr.Yuhana Sukra dan Dr.Muharam Marzuki ke IAIN Raden Fatah. Misi utama tim
adalah untuk mencocokkan data dan
informasi yang tercantum dalam proposal
dengan kenyataan dilapangan.
Berdasarkan
hasil visitasi, tiga melalui laporan tertanggal 3 Agustus 2000 menyetujui PPs
IAIN Raden Fatah membuka Program Pascasarjana S2 mulai tahun 2000, karena dari
segi tenaga dosen, prasarana dan sarana proses belajar mengajar serta buku-buku
perustakaan serta SDM pengelola IAIN Raden Fatah dinilai sudah siap. Tim juga
menyetujui usulan program studi yang akan diselenggarakan, yaitu program studi Ilmu pendidikan Islam, dengan tiga
konsentrasi keahlian meliputi Pemikiran
Pendidikan Islam, Metodologi
Pendidikan Islam dan Manajemen
Pendidikan Islam. Tim juga merekomendasikan kepada Dirjen Binbaga Islam Departemen
Agama agar segera mengeluarkan izin pembukaan PPs IAIN Raden Fatah.
Untuk menyikapi hasil penilaian dan saran tim visitasi tersebut, Rektor IAIN Raden Fatah melaksanakan sidang senat IAIN pada tanggal 16 Agusus 2000 untuk memilih calon direktur PPs IAIN Raden Fatah. Dalam sidang tersebut secara aklamasi disetujui bahwa M.Sirozi, Ph.D sebagai calon direktur Program Pascasarjana IAIN Raden Fatah. Pemantapan tahap akhir tentang pembukaan Program Pascasarjana IAIN Raden Fatah dilakukan dalam pertemuan calon direktur dengan Dirjen Binbaga Islam, Direktur Perguruan Tinggi Agama Islam bersama staf di Departemen Agama pada tanggal 25 Agustus 2000. Dalam pertemuN tersebut dinyatakan bahwa Departemen Agama akan segera mengeluarkan izin pembukaan Program Pascasarjana IAIN Raden Fatah pada tahun 2000.
Untuk menyikapi hasil penilaian dan saran tim visitasi tersebut, Rektor IAIN Raden Fatah melaksanakan sidang senat IAIN pada tanggal 16 Agusus 2000 untuk memilih calon direktur PPs IAIN Raden Fatah. Dalam sidang tersebut secara aklamasi disetujui bahwa M.Sirozi, Ph.D sebagai calon direktur Program Pascasarjana IAIN Raden Fatah. Pemantapan tahap akhir tentang pembukaan Program Pascasarjana IAIN Raden Fatah dilakukan dalam pertemuan calon direktur dengan Dirjen Binbaga Islam, Direktur Perguruan Tinggi Agama Islam bersama staf di Departemen Agama pada tanggal 25 Agustus 2000. Dalam pertemuN tersebut dinyatakan bahwa Departemen Agama akan segera mengeluarkan izin pembukaan Program Pascasarjana IAIN Raden Fatah pada tahun 2000.
Komitmen
tersebut ditindaklanjuti dengan keluarnya surat keputusan Dirjen Binbaga Islam
Nomor E/175/2000 tentang penyelenggaraan Program Pascasarjana (Magister
Agama/S.2) IAIN Raden Fatah. Berdasarkan surat keputusan tersebut, maka
dilakukan penerimaan mahasiswa perdana melalui kegiatan pendaftaran calon
mahasiswa baru pada tanggal 1 s.d 16 september 2000, seleksi peserta pada
tanggal 20-21September 2000. Selanjutnya peresmian pendiriannya diawali kuliah
iftitah oleh Bapak Dr.Husni Rahim (Dirjen Binbaga Islam) pada tanggal 2 Oktober
2000 dengan jumlah mahasiswa 26 orang.
Dengan demikian
keinginan sivitas akademika IAIN Raden Fatah untuk membuka dan menyelenggarakan
pendidikan program S2 telah menjadi kenyataan. Sebagaimana latar belakang
pendidirannya yang telah dijelaskan di atas, program PPs ini diharapkan mampu
menghasilkan SDM berkualitas dan berdaya saing, sehingga dapat meningkatkan
kualitas akademik IAIN Raden Fatah khususnya
danlembaga-lembaga pendidikan Islam di Sumatera Selatan pada umumnya.
Kemudian setelah memasuki tahun ketiga,
tahun akademik 2003-2004 dan setalah Program Pascasarjana IAIN Raden Fatah
mulai meluluskan sarjana, ditambah dengan semakin menigngkatnya keinginan
dosen-dosen IAIN untuk meneruskan kuliah di Program PAscasarjana IAIN Raden
Fatah, terutama bagi para dosen yang berlatarbelakang non kependidikan, maka
mulai Juni 2003 program studi pascasarjana IAIN Raden Fatah menambah dua
program baru, yaitu, Sejarah Peradaban
dan Pemikiran Islam dan Pemikiran
Hukum Islam. Dengan penambahan dua program studi bau=ru ini diharpkan
kesempatan para dosen dan alumni serta masyarakat untuk meneruskan stuinya di
PPs IAIN Raden Fatah bertambah luas.
2.
Visi, Misi PPs IAIN Raden Fatah Palembang
Program
Pascasarjana IAIN Radaen Fatah Palembang adalah unit pelaksana tugas dan fungsi
pokok bidang akademik dalam struktur kelembagaan IAIN Raden Fatah Palembang
yang menyelenggarakan dan mengelola pendidikan tinggi setingkat Magister (S.2)
yang disingkat PPs IAIN Raden Fatah Palembang. PPs IAIN Raden Fatah Palembang
berkedudukan di dalam kampus IAIN Raden Fatah Palembang. Jalan Prof.KH.Zainal
Abidin Fikry. No.1 KM.3,5 Palembang, 30126. Telepon (0711) 353520, dan faximile
(0711) 353520, Email : ppsiainrf@plasa.com,
Berikut adalah visi dan misi serta tujuan dari terbentuknya Program
Pascasarjana IAIN Raden Fatah Palembang.
Visi
PPs IAIN Raden
Fatah didesain untuk mendukung IAIN Raden Fatah menjadi center of excellence
for Islamic studies (pusat keunggulan kajian keislaman) dan pembinaan
intelektual muslim yang berkualitas yang menguasai persoalan local, berwawasan
global dan menjunjung tinggi akhlaq al-karimah.
Misi
Yaitu
mengembangkan ilmu-ilmu keislaman dan kemasyarakatan serta memcetak intelektual
muslim yang mampu merespon trend perkembangan pemikiran keislaman pada tingkat
local dan global.
Tujuan
a.
Tujuan
Umum
Bertujuan
menghasilkan sarjana ilmu-ilmu keislaman yang memiliki kematangan akidah, ilmu
yang luas, sikap professional dan semangat pengabdian yang tinggi pada nusa,
bangsa, dan agama.
b.
Tujuan
Khusus
Bertujuan
menghasilkan sarjana-sarjana yang :
a.
Menguasai
salah satu bidang ilmu keislaman
b.
Memiliki
integritas yang tinggi
c.
Menguasai
berbagai metodologi dan pendekatan kajian keislaman
d.
Memiliki
sikap analitis, terbuka dan tanggap terhadap kemajuan IPTEK dan persoalan umat
Pada tahun
akademik 2000/2001 PPs IAIN Raden Fatah menyelenggarakan 1 (satu) program studi
yaitu Ilmu pendidikan islam dengan 3 (tiga) piliha konsentrasi keahlian yaitu
Pemikiran pendidikan islam, Metodologi pendidikan islam dan Manajemen
pendidikan islam yang dapat diperdalam melalui penulisan tesis. Kemudian pada
tahun akademik 2003-2004 PPs IAIN Raden Fatah membuka dua program studi baru yaitu,
Sejarah peradaban dan pemikiran islam dan Pemikiran hukum islam
Sampai sekarang
Program Pascasarjana terus melakukan pengembangan baik dalam perluasan wilayah
pembelajaran maupun pengembangan program studi pembelajaran. Hingga saat ini
Program Pascasarjana memiliki 6 program studi, yaitu PAI (Pendidikan Agama
Islam), MPJI (Manajemen Pendidikan Islam), SKI (Sejarah Kebudayaan Islam), IQT
(Ilmu Qur’an Tafsir), HTN (Hukum Tata Negara), dan ES (Ekonomi Syariah)
3.
Fasilitas Perpustakaan Program Pascasarjana IAIN
Raden Fatah Palembang
Perpustakaan Program
Pascasarjana memiliki koleksi penunjang ke-6 program studi, yaitu PAI
(Pendidikan Agama Islam), MPJI (Manajemen Pendidikan Islam), SKI (Sejarah
Kebudayaan Islam), IQT (Ilmu Qur’an Tafsir), HTN (Hukum Tata Negara), dan ES
(Ekonomi Syariah), dan ada juga sebagian koleksi di luar itu.
1.
Koleksi
lebih dari 3000 judul, baik koleksi penunjang program studi atau tesis,
disertasi, refrensi, majalah dan jurnal dll.
2.
Rungan:
ada dua ruangan yang terpisang, yaitu ruangan refrensi, dan ruangan Pengolahan
yang menjadi satu ruang sirkulasi.
3.
Kursi:
kurang lebi 35 kursi total seluruhnya
4.
Meja:
total seluruhnya 20 baik meja pengelola, dan meja baja.
5.
Kipas
angin: 3 buah
6.
Ac:
4 buah, satu yang berpungsi
7.
Jam:
3 buah
8.
Lampu:
40 buah, (lampu besar dan kecil)
9.
Pintu
masuk utama: 2 pintu
10. Jendela: 20 buah, dalam bentuk kaca dan
dilengkapi hordeng
11. Rak: 5 rak majalah dan jurnal, 2 rak
koran, 3 rak elektonik: kaset, 2 rak penitipan tas yang mempunyai 50 lemari tas
dan dilengkapi dengan kunci.
12. Toilet laki-laki dan prempuan
13. Ruang masak: belum dipngsikan
14. Dan banyak lagi fasilitasnya.
Sistem yang
sedang berjalan pada Perpustakaan Program Pascasarjana adalah Sistem Informasi
yang telah berbasis web. Sebuah aplikasi Perustakaan Berbasis Web, namun sebatas
LAN saja (sebatas tampilan di localhost). Berikut system yang sedang berjalan
pada SIstem Informasi Sirkulasi pada Perpustakaan Program Pascasarjana IAIN
Raden Fatah Palembang:
1.
Pada
bagian sirkulasi terdapat beberapa sub bagian. Yaitu sub bagian sirkulasi,
peminjaman,pengembalian,pemesanan,tambah buku dibaca,lihat buku dibaca, rekap b
uku dibaca rekap buku dipinjam
2.
Pada
bagian peminjaman, system yang terjadi adalah anggota perpustakaan memberikan
kartu anggota dan buku yang ingin di pinjam kepada pegawai perpustakaan.
Kemudian pegawai perustakaan menginputkan nomor anggota,nama anggota, nomor
induk buku,judul,tanggal pinjam, tanggal kembali serta keterangan (apabila ada
keterangan yang perlu diinputkan). Kemudian buku siap dipinjam oleh anggota perustakaan
3.
Pada
bagian pengembalian, system yang berjalan adalah anggota perpustakaan
menyerahkan kartu anggota dan buku yang akan dikembalikan pada pegawai
perpustakaan. Kemudian pegawai perustakaan menginputkan nomor induk buku dan
otomatis judul buku, nomor anggota dan nama anggota yang meminjam buku akan
tampil. Serta tanggal pinjam, tanggal kembali, tanggal hari ini juga akan
tampil secara otomatis. Jika buku ingin dikembalikan maka pegawi akan menyimpan
form pengembalian. Proses pengembalian selesai. Namun jika ingin diperpanjang
buku selesai.
4.
Pemesanan,
system ini untuk pemesanan buku. Namun dalam hal ini tidak tepat untuk
dipergunakan pada system informasi sirkulasi pada perpustakaan.
5.
Pada
tambah buku dibaca, system digunakan untuk menginput jumlah buku yang telah
dibaca.
6.
Lihat
buku dibaca, system ini untuk melihat jumlah buku yang telah dibaca berdasarkan
periode.
7.
Rekap
buku yang dibaca, system ini untuk melihat hasil rekap buku yang telah dibaca
berdasarkan periode.
8.
Rekap
buku yang dipinjam, system ini untuk melihat hasil rekap buku yang telah
dipinjam berdarkan periode.
B. Manajemen
Koleksi Berbasis Otomasi Perpustakaan
Manajemen
koleksi berbasis otomasi perpustakaan sebagai pengalihan dari pengolahan manual
ke sistem otomasi. Hal ini dapat peneliti uraikan sebagai berikut:
1.
Managemen Koleksi
Banyak
ahli yang telah mengupas makna dari istilah manajemen. Menurut samsudin, kata
manajemen berasal dari bahasa inggris, management, yang dikembangkan dari kata
“to manage”, yang berarti mengatur atau mengolah. Kata “manage” berasal dari
bahasa latin “managiare”, sedangkan", kata managiare berasal dari kata
“manus”, yang artinya tangan. Konsep ini memang tidak mudah didefinisakan.
Maka, sampai sekarang pun, belum ditemukan pengertian manajemen yang
benar-benar dapat diterima secara universal.[4]
Sementara itu, O. R. Terry, seperti yang dikutip oleh Hadi, mengatakan bahwa
manajemen adalah usaha pencapaian tujuan yang telah ditetapkan dengan keahlian
orang lain. Dalam hal ini, Terry tidak menjelaskan bentuk “usaha” yang harus
digunakan untuk mencapai tujuan tersebut.[5]
Dalam
penjelasan yang lain, sadili mengutarakan bahwa manjemen pada dasarnya adalah
upaya mengatur segalah sesuatu (sumber
daya) untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam kegiatan mengatur ini timbul
beberapa masalah. Diantaranya adalah tentang siapa yang mengatur? Mengapa harus
diatur? Dan, apa tujuan dari pengaturan tersebut? Karena sifat pengaturan
melekat pada manajemen, maka banyak orang yang mengartikan manajemen sebagai
“tata laksana” atau “ketatalaksanaan”, yaitu suatu kegiatan mengatur,
membimbing, dan memimpin orang-orang yang menjadi bawahan untuk mencapaian
tujuan yang telah ditetapkan. Dengan kata lain, ada dua hal penting yang
terdapat dalam manajemen.
Pertama,
jabatan. Maksudnya kedudukan-kedudukan yang disediakan bagi orang-orang yang
memenuhi syarat dan keahlian dalam jabatan tersebut. Kedua, job. Artinya,
pekerjaan merencanakan, mengatur, mengarahkan, melaksanakan, dan mengawasi atau
mengendalikan jalannya kegiatan dalam pencapaian tertentu.[6]
Dari
penjelasan di atas, manajemen mengandung makna pengaturan, jadi manajemen
koleksi memerlukan pengaturan terhadap koleksi itu sendiri. Lasa, mengatakan
Manajemen koleksi (colection management) sebagai
pengaturan penggunaan koleksi, cara menyimpan, dan mempermudah akses bagi
pemustaka.[7]
2.
Otomasi Perpustakaan
Otomasi
perpustakaan diartikan sebagai suatu upaya penegendalian proses atau kegiatan
perpustakaan secara otomatis. Hal tersebut tidak terlepas dari pemanfaatan
teknologi informasi di perpustakaan (library automation), terutama penggunaan
teknologi komputer dan teknologi komunikasi.
Manajem
koleksi berbasis otomasi sangat berhubungan satu sama lain, karena banyak
jenis-jenis koleksi yang harus diatur atau dikelola untuk di input data lalu
disimpan di rak buku (tempat koleksi) dan memudahkan penelusuran kembali,
koleksi juga memerlukan pengklasan, dan kegiatan katalog yang perlu di input
data menggunakan OPAC / komputerisasi
atau yang biasa dikenal otomasi perpustakaan. Otomasi (opac) disini, memiliki kegunaan salah satunya berguna dalam
penyimpanan data-data koleksi seperti deskripsi bibliografi dan kemudian dengan
otomasi inilah koleksi-koleksi yang di simpan di rak-rak itu dapat ditelusuri
dengan mudah, cepat, dan akurat.
3.
Fungsi Otomasi Perpustakaan
Pengolahan
koleksi dari manual dapat dialihkan dengan berbantuan teknologi komputer yang
dikenal sistem otomasi. Pada perpustakaan program pascasarjana IAIN Raden Fatah
Palembang telah menerafkan sistem otomasi ini dan menjalankan salah satu fungsi
otomasi, menurut Mulyadi dalam bukunya Otomasi Perpustakaan Berbasis Web, salah
satu fungsi sistem otomasi perpustakaan yaitu pengolahan koleksi yang mencakup:
1)
Spefesifikasi
Fungsi mencakup:
a.
Penginventarisasian,
berupa fasilitas untuk menginventaris bahan perpustakaan yang memuat data
bibliografis koleksi secara lengkap sesuai standar nasional maupun
internasional.
b.
Pengkatalog
bahan perpustakaan sesuai dengan standar nasional dan internasional, yaitu
AACR-2 dan format MARC Indonesia (INDOMARC).
c.
Pemuatan
cover dan content dijital bahan perpustakaan, mencakup fasilitas untuk memuat
cover digital bahan perpustakaan dan file digital yang mewakili isi informasi
bahan perpustakaan.
d.
Penyelesaiaan
fisik koleksi bahan perpustakaan, mencakup fasilitas untuk membuat coll number, dan barcode bahan pustaka.
2). Data,
deskripsi bibliografi, authority file, item danbib id, nomor klafikasi, cover, dan counten digital bahan perpustakaan.
3). Fasilitas,
entry, validasi, update, modofikasi, penghapusan, backaup, dan recovery, serta
pinda data.
4). Format,
metadata misal MARC, Dublin Core, Mysql, dll.
5). Setting,
menentukan nilai parameter yang akan menentukan bentuk operasi sistem.[8]
C. Pengolahan
Data dengan Sistem Otomasi Perpustakaan
Salah
satu jenis pengolahan data yaitu pengolahan bahan pustaka. Mulyadi menjelaskan
dalam bukunya, Pengolahan bahan pustaka adalah kegiatan mendeskripsikan bahan
pustakan dan menyiapkan sarana temu kembali informasi, meliputi kegiatan
katalogisasi deskriptif, klasifikasi, penentuan tajuk subjek dan pengelolaan
data bibliografis kegiatan ini meliputi:
a.
Melakukan
verifikasi data bibliografi
Verifikasi
data bibliografi adalah kegiatan memeriksa kebenaran dan atau kelengkapan data
bibliografi suatu bahan pustaka dengan cara mencari dan membandingkan informasi
pada jajaran kartu katalog baik manual maupun pangkalan data elektronik, daftar
koleksi menurut rak (shelflist), katalo dalam terbitan dan sejenisnya untuk
mengetahui apakah bahan pustaka pernah dimiliki atau untuk mengetahui kebenaran
data bibliografis bahan pustaka tersebut.
b.
Melakukan
Katalogisasi
Katalogisasi
adalah kegiatan membuat deskripsi bibliografis bahan pustaka menurut standar/
peraturan tertentu.
c.
Menentukan
Tajuk Subjek
Tajuk
Subjek adalah menganalisis isi bahan pustaka dan menentukan istilah yang sesuai
untuk ditetapkan sebagai titik akses yang paling tepat untuk mewakili subjek
atau isi buku, artikel majalah, dan lain-lain dengan menggunakan standar
tertentu.
d.
Mengklasifikasi:
seperti dengan DDC, UDC, LC.
e.
Menentukan
Kata Kunci/ istilah sebagai titik akses penelusuran informasi.
f.
Membuat
sari karangan indikati sebagai kegiatan mencari isi bahasan dalam bahan pustaka
sebagai gambaran umum bahan pustaka itu.
g.
Membuat
sari karangan informatif sebagai kegiatan mencari isi bahasan terkandung dalam
bahan pustaka dengan menampilkan data kulitatif yang mewakili isi bahan pustaka
tersebut agar pembaca memproleh inti bahasan bahan pustaka itu.
h.
Membuat
anotasi sebagai membuat ulasan atau penjelasan singkat mengenai isi bahan
pustaka.
i.
Mengalihkan
data bibliografi atau memindahkan data bibliografi ke dalam format baku baik
manual maupun elektornik.
j.
Menyusting
data bibliografi sebagai memeriksa kebenaran deskripsi suatu bahan pustaka
berdasarkan acuan tertentu baik yang dipublikasikan atau dalam rangka
meningkatkan mutu basis data dan sistem akses informasi.
k.
Mengolah
data bibliogrfi sebagai kegiatan memasukan menyusun kartu katalog ke dalam
jajaran katalog menurut sistem penjajaran yang dietapkan, atau memelihara
validitas data yang ada pada sistem pangkalan data elektronik.
l.
Membuat
kelengkapan pustaka
m.
Menyususn
daftar tambahan pustaka
n.
Menyusun
bibligrafi, indeks dan sejenisnya
o.
Membuat
kliping.[9]
Pada Perpustakaan Program Pascasarjana
IAIN Raden Fatah Palembang kita dapat menjelaskan cara menggunakan sistem
otomasi untuk pengolahan data, dan dapat kita lihat sebagai berikut:
Pastikan komputer dapat dinyalakan, lalu
pilih menu sistem otomasi perpustakaan maka akan tampil sebagai berikut:
|
A. Pengolahan
data buku
Setelah
layar komputer tampil seperti gambar di atas, maka kita pilih data buku
1.
Pilih
data buku, lalu Tambah buku
maka akan tampil seperti berikut:
Keterangan
di atas: penjelasan di atas dapat kita lihat di bawah ini.
Modul Buku - Form Buku
Form Buku
|
||
No Record Buku
|
:
|
Automatic
|
Judul
|
:
|
|
File Gambar
|
:
|
|
Pengarang
|
:
|
1.
2. 3. |
Penerbit
|
:
|
|
Subjek
|
:
|
1. 2. 3.
|
Edisi
|
:
|
|
Kolasi
|
:
|
|
Nomor Seri
|
:
|
|
Catatan Umum
|
||
Klasifikasi
|
:
|
|
Bibliografi
|
:
|
|
ISBN
|
:
|
|
Bahasa
|
:
|
Indonesia Asing
|
Jumlah Buku
|
:
|
Eksemplar
|
Tipe Buku
|
:
|
Sirkulasi Tandon Referensi
|
Abstrak
|
:
|
 jika selesai diisi lalu pilih
Tambahkan Buku
|
2.
Jika
selesai pengisian data bibliografi di atas, lalu pilih Tambahkan Buku dan
selesai proses penginputan data buku.
Lihat Buku
Jika ingin lihat
hasil input data buku di atas, maka pilih Data Buku, lalu kelik Lihat buku maka
akan tampil seperti berikut:
Hasil
Buku yang di Input
Cetak Barkot
Jika mau mencetak barkot, coll number, dan cetak
catalog maka tinggal di ceklis buku yang mau di cetak
Hasil
Cetak Barcode Hasil Cetak Katalog
Hasil Cetak
Coll Number
Peroses
selanjutnya Pengeprinan, dan menempelkan ke buku-buku dan selesai.
B.
Anggota
1. Pilih Tambah anggota, lalu tampil seperti berikut:
Keterangan
di atas dapat dilihat di kolom berikut:
Modul Anggota - Form
Anggota
Form Data Input Data Anggota
|
||
Program Studi*
|
:
|
|
Konsentrasi*
|
:
|
|
Nama*
|
:
|
|
Jenis Identitas
|
:
|
KTM KTP
|
No Identitas*
|
:
|
|
File Foto
|
:
|
|
Jenis Kelamin
|
:
|
Pria Wanita
|
Tempat, Tanggal Lahir*
|
:
|
, - -
|
Status Pekerjaan
|
:
|
|
Alamat
|
:
|
|
Email
|
:
|
|
No Telepon
|
:
|
|
No Handphone
|
:
|
|
Status Pernikahan
|
:
|
|
Tanggal Awal/Daftar
|
:
|
- -
|
Tanggal Jatuh Tempo
|
:
|
- -
|
keterangan :
 * Harus Di Isi Atau Tidak Boleh Kosong Klik
ini jika
Selesai
|
||
2.
Jika
sudah diisi kolom-kolom di atas maka klik Input Anggota Baru dan selesai deeeh.
Lihat
anggota
Pilih
Data Anggota, lalu klik Lihat Anggota, maka tampil seperti berikut:
Hasil Lihat Anggota
Lihat data
pegawai
Jika
ingin Lihat Pegawai yang ada di Perpustakaan Program Pascasarjanah, maka pilih
data pegawai, lalu klik lihat pegawai maka tampil seperti berikut:
Hasil
Data Pegawai: buk Asni, mbak Putri, kk Bani.
hanz
|
Dra. Asni Idris
|
||
Status Login
|
:
|
Aktif
|
|
Terakhir Login
|
:
|
17 Juli 2014 04:57:31
|
|
Posisi Login
|
:
|
Online (127.0.0.1)
|
|
hanzz
|
M. Robbani, S.pd.i
|
||
Status Login
|
:
|
Aktif
|
|
Terakhir Login
|
:
|
17 Juli 2014 03:16:20
|
|
Posisi Login
|
:
|
Online (127.0.0.1)
|
|
-
|
Putry Nandia, S.hum
|
||
Status Login
|
:
|
Aktif
|
|
Terakhir Login
|
:
|
15 Juli 2014 05:46:32
|
|
Posisi Login
|
:
|
Offline
|
|
test1
|
Test 1
|
||
Status Login
|
:
|
Aktif
|
|
Terakhir Login
|
:
|
08 April 2010 10:54:45
|
|
Posisi Login
|
:
|
Online (192.169.1.11)
|
|
Keterangan menu lihat
data pegawai
Hasil secanan
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Laporan
ini sebagai laporan individu dari pelaksanaan PPL di Perpustakaan Program
Pascasarjana IAIN Raden Fatah Palemabang. Laporan ini berjudul Manajemen
Koleksi Berbasis Otomasi Perpustakaan.
Manajemn
koleksi disisni berupa pengolahan koleksi yang menggunakan sistem otomasi
perpustakaan guna membantu pegawai (SDM) melakukan kegiatan perpustaaan dan
mempercepat pengolahan koleksi. Banyak kegiatan yang dapat menggunkan sistem
otomasi ini seperti penginputan data bibliografis buku dan lain-lain.
Pada
saat melakukan penginputan data koleksi, saya menemukan kesulitan dalam
menggunakan sistem yang ada karena sistem otomasi tidak berjalan sesuai
perintah, bahkan terkadang data yang telah diolah tidak dapat diperbaiki,
jikapun bisa maka ada data yang hilang. Selanjutnya fasilitas pengolahan kurang
memadai karena pengolahan perlu penambahan pasilitas mengingat koleksi yang
perlu diinput sangat banyak sekali, dan pegawai yang kurang sering kali
memperlambat proses kegitan perpustakaan.
B. Saran
Demi kelancaran
kegiatan pengolahan perpustakaan Program Pascasarjana IAIN Raden Fatah
Palembang, maka perlu pengadaan seperti
1.
Penambahan
fasilitas pengolahan
2.
Pengadaan
pegawai
3.
Motovasi
pegawai.
DAFTAR PUSTAKA
Herlina.
2009. Manajemen Perpustakaan.
Palembang: Grafika Telindo Press.
Lasa
HS. 2008. Manajemen Perpustakaan.
Yogyakarta: Gama Media.
________2009.
Kamus Kepustakawanan Indonesia.
Yogyakarta: Pustaka Book Publisher.
Matthew
B. Miles dkk. 1992. Analisi Data
Kualiatif: Buku Tentang Sumber Metode-metode Baru. Jakarta: UI-Press.
Miles, Matthew B. dkk. 1992. Analisi Data Kualiatif: Buku Tentang Sumber
Metode-metode Baru. Jakarta: UI-Press.
Mulyadi.
2011. Profesi Kepustakawanan. Palembang:
Rafa Press.
_______2012.
Otomasi Perpustakaan: berbasis web.
Palembang: Noer Fikri.
Sadili Samsudin. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung:
Pustaka Setia.
Sri
Hartinah. 2012. Penelusuran Literatur.
Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka.
DOKUMENTASI
Pengolahan Data
Ruang Refrensi
[1] Herlina, Op.Cit. hal.
[2] Sri Hartinah, Penelusuran
Literatur, (Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka, 2012), hal. 3.4
[3] Matthew B. Miles dkk. Analisi Data
Kualiatif: Buku Tentang Sumber Metode-metode Baru, (Jakarta: UI-Press,
1992) hal. 16.
[4] Sadili Samsudin, Manajemen
Sumber Daya Manusia (Bandung:
Pustaka Setia, 2006), hal. 15.
[5] Lasa HS, Manajemen Perpustakaan, (Yogyakarta: Gama Media, 2008), hal.
1-2.
[6] Samsudin, Op.Cit., hal. 19.
[7] Lasa HS, Kamus Kepustakawanan
Indonesia, (Yogyakarta: Pustaka Book Publisher, 2009), hal. 200.
[8] Mulyadi, Otomasi Perpustakaan Berbasis Web, (Palembang: Noer Fikri,
2012), hal. 6-7.
[9] Mulyadi, Profesi Kepustakawanan,
(Palembang: Rafa Press,2011), hal. 138-150
No comments:
Post a Comment