LAYANAN
PERPUSTAKAAN KHUSUS
oleh muhammad ali akbar jurusan ilmu perpustakaan fakultas adab Uin raden fatah palembang
PERPUSTAKAAN
KHUSUS
A.
Pengertian Perpustakaan
Khusus
Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan yang
memiliki koleksi-koleksi perpustakaan yang khusus, yang digunakan sebagai
sarana penunjang kegiatan suatu lembaga dan instansi. Menurut Suhstyo-Basuki
(1991:49) “Perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang diselengarakan oleh
sebuah dapartemen, lembaga, lembaga negara, lembaga penelitian, organisasi
massa, militer, industri maupun perusahaan swasta”.
Adapun tugas dari
perpustakaan khusus adalah melayani keperluan badan tersebut dengan menyediakan
koleksi buku untuk para ahli dan penelitian yang tergabung pada badan tertentu
dan memberi keterangan biografi yang cepat dan tepat serta mengadakan
penelusuran literatur atas permintaan.
B.
Fungsi
dan Tujuan Perpustakaan Khusus
Fungsi perpustakaan khusus adalah sebagai pusat
referensi dan penelitian serta memperlancar pelaksanaan tugas instansi atau
lembaga yang bersangkutan. Juga melaksanakan pembinaan perpustakaan dan
membantu pembinaan teknis pengelolaan perpustakaan.
Menurut Soetminan (1992:28)
“Fungsi perpustakaan khusus adalah seabagai pusat referal dan penelitian serta
untuk memperlancar pelaksanaan tugas instansi yang bersangkutan. Sedangkan
tugas perpustakaan khusus adalah melayani suatu kelompok masyarakat khusus yang
memiliki kesamaan dalam kebutuhan dan minat terhadap bahan pustaka dan
informasi”.
Tujuan
perpustakaan khusus adalah untuk mendapatkan, mengumpulkan, dan menyajikan
segala bentuk informasi yang ada hubungannya dengan suatu subjek yang dapat
digunakan oleh departemen atau instansi yang bersangkutan. Untuk membantu tugas
badan induk tempat perpustakaan itu bernaung. Sehubungan dengan masyarakat yang
dilayani, maka tujuannya adalah memberikan layanan kepada pengguna perpustakaan
agar dapat dimanfaatkan dan mendayagunakan bahan koleksi rujukan sesuai dangan
jenis layanan yang ada di perpustakaan.[1]
KUALITAS
LAYANAN & PELAYANAN PENGGUNA
A. Kualitas Layanan
Agar pengguna
merasa puas, maka layanan pengguna perpustakaan harus berkuaitas. Karakteristik
layanan pengguna berkualitas dapat dilihat dari segi:
1.
Koleksi
a.
Kuantitas, berkaitan
dengan banyaknya jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan.
b.
Kualitas, berkaitan
dengan mutu, kemutakhiran, kelengkapan koleksi.
2.
Fasilitas
a.
Kelengkapan, menyangkut
lingkup layanan dan ketersediaan sarana pendukung serta layanan pelengkap
lainnya.
b.
Kenyamanan memperoleh
layanan, berkaitan dengan lokasi, ruangan, petunjuk, ketersediaan informasi,
kebersihan dan lain-lain.
3.
Sumber daya manusia
a.
Kesopanan dan keramahan
petugas dalam memberi layanan, terutama bagi petugas yang berinteraksi langsung
dengan pengguna.
b.
Tanggung jawab dalam
melayani pengguna perpustakaan.
c.
Empati, wajar dan adil
dalam memecahkan masalah dan menangani keluhan pengguna.
d.
Profesinal.
Profesionalisme petugas perpustakaan di bagian layanan pengguna tercermin dalam
diri petugas yang berjiwa “Smart”,
yaitu siap mengutamakan pelayanan, menyenangkan dan menarik, antusiaa/bangga
pada profesi, ramah dan menghargai pengguna jasa, tabah ditengah kesulitan
masyarakat (Mustofa, 2003).
4.
Layanan Pengguna
a.
Ketepatan waktu
layanan, berkaitan dengan waktu tunggu dan waktu proses.
b.
Akurasi layanan,
berkaitan dengan layanan yang meminimalkan kesalahan.
c.
Kemudahan mendapatkan
layanan, berkaitan dengan banyaknya petugas yang melayani, fasilitas pendukung
seperti komputer.[2]
B.
Pelayanan Pengguna
Secara umum layanan pengguna didefinisikan sebagai aktifitas perpustakaan
dalam memberikan jasa layanan kepada pengguna perpustakaan,
khususnya kepada anggota perpustakaannya. [3]
Menurut Zharq, pada prinsipnya semua
kegiatan yang dilakukan di perpustakaan ditujukan untuk pemakai perpustakaan.
Kegiatan perpustakaan merupakan kegiatan layanan atau jasa, yang dapat
dikelompokkan ke dalam 2 (dua) kelompok layanan, yaitu layanan teknis dan
layanan pemakai. Yang dimaksud dengan layanan teknis, adalah kegiatan back
office perpustakaan, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan persiapan penyajian
bahan pustaka pada pemakai, seperti kegiatan pengadaan dan pengolahan bahan
pustaka. Setelah bahan pustaka
selesai diolah maka bahan pustaka siap disajikan kepada pemakai, agar dapat
digunakan baik untuk dibaca ditempat, dipinjam, difotokopi atau sebagai
informasi rujukan. Dalam hal ini yang menanganinya adalah kegiatan layanan pemakai
atau layanan front office perpustakaan, yaitu layanan yang berhubungan langsung
dengan pemakai (selanjutnya disebut layanan perpustakaan).[4]
Jumlah jenis atau macam layanan
pengguna perpustakaan yang dapat diberikan kepada pengguna perpustakaan
sesungguhnya cukup banyak. Namun semua
layanan tersebut penyelenggaraannya
haruslah disesuaikan dengan
kondisi tenaga perpustakaan dan
kebutuhan penggunanya. Macam layanan pengguna tersebut antara lain
dapat disebutkan sebagai berikut:
1.
layanan sirkulasi
2.
layanan referens
3.
layanan pendidikan pemakai
4.
layanan penelusuran informasi/literature
5.
layanan penyebarluasan informasi terbaru
6.
layanan penyebaran informasi terseleksi
7.
layanan penerjemahan
8.
layanan fotokopi (jasa reproduksi)
9.
layanan anak
10.layanan remaja
11.layanan kelompok
pembaca khusus
12.layanan perpustakaan
keliling
13. Pameran
14.Membuat Analisis
Kepustakaan (Review; Resensi; Informasi Teknis)
15.Statistik Perpustakaan
16.Penyuluhan Mengenai
Perpustakaan
17. Publisitas. dan lain-lain.
Di
dalam pelaksanaannya sering layanan-layanan tersebut
dikelompok-kelompokkan kedalam dua
macam saja yaitu Layanan Sirkulasi dan Layanan Referensi. Dengan demikian maka layanan-layanan yang
lain dapat diintegrasikan ke dalam layanan sirkulasi dan layanan referensi.[5]
Sekian
banyak jenis layanan tersebut, maka dapat diintegrasikan menjadi layanan
sirkulasi dan layanan refrensi. Jenis layanan ini dijelaskan Pada artikel
online,[6] yang menjelaskan pelayanan pengguna, sistem
layanan, dan jenis layanan, berikut:
Pelayanan
pengguna/ layanan perpustakaan merupakan salah satu kegiatan utama di setiap
perpustakaan. Bagian layanan berhubungan secara langsung dengan pemakai dan
sekaligus merupakan barometer keberhasilan penyelenggaran perpustakaan. Oleh
karena itu dari meja layanan akan dikembangkan gambaran dan citra perpustakaan,
sehingga seluruh kegiatan perpustakaan akan diarahkan dan terfokus kepada
bagaimana memberikan layanan yang baik sebagaimana
dikehendaki oleh masyarakat
pemakai.
Menurut
Zulfikar Zen (2006:90) “Layanan yang baik adalah layanan yang dapat memberikan
rasa senang dan puas kepada pemakai”. Baik buruknya citra perpustakaan juga
ditentukan bagian ini. Oleh karena itu setiap perpustakaan selalu berupaya
penuh guna memuaskan pemakai perpustakaan tersebut.
a.
Sistem Layanan
Pengertian
layanan perpustakaan berkembang dari waktu ke waktu, hal ini sejalan dengan
perkembangan kebutuhan manusia terhadap informasi. Saat ini perpustakaan secara
aktif dan bahkan proaktif selalu menawarkan segala bentuk koleksi yang dimiliki
kepada masyarakat yang dilayaninya. Penerapan suatu system layanan di perpustakaan
dimaksudkan agar proses pemberian jasa layanan dapat berlangsung tertib,
teratur dan cepat tanpa ada hambatan. Sistem layanan perpustakaan merupakan
mata rantai rangkain kegiatan yang terdiri atas beberapa subbagian saling
berhubungan satu sama lain Zulfikar Zen (2006 : 52-53).
Menurut
Darmono (2001 : 134), bahwa definisi layanan perpustakaan adalah “Suatu layanan
yang menawarkan semua bentuk koleksi yang dimiliki perpustakaan kepada pemakai
yang datang ke perpustakaan dan meminta informasi yang dibutuhkannya”. Dengan
kata lain tujuan layanan perpustakaan adalah cara untuk mempertemukan pembaca
(pemakai) dengan bahan pustaka yang mereka minati dan membantu memenuhi
kebutuhan dan tuntutan masyarakat tentang informasi yang sesuai dengan
kebutuhan. Jadi hakikat layanan perpustakaan adalah penyediaan segala bentuk
informasi kepada pemakai dan penyediaan segala alat bantu penelusurannya.
Menurut
Darmono (2001 : 135) untuk menghindari terjadinya kegiatan yang pasif – statis
dalam aspek kegiatan layanan perpustakaan, maka kegiatan layanan perpustakaan
perlu memperhatikan azas layanan sebagai berikut :
1. Selalu berorientasi kepada
kebutuhan dan kepentingan pemakai perpustakaan.
2. Layanan diberikan atas dasar
keseragaman, keadilan, merata dan memandang perpustakaan sebagai satu kesatuan
yang menyeluruh dan tidak dipandang secara individual.
3. Layanan perpustakaan dilandasi
dengan tata aturan yang jelas dengan tujuan untuk mengoptimalkan fungsi
layanan.
4. Layanan dilaksanakan dengan
mempertimbangkan faktor kecepatan, ketepatan, dan kemudahan dengan didukung
oleh administrasi yang baik.
Secara umum, sistem layanan
perpustakaan ada dua macam yaitu layanan yang bersifat tertutup dan layanan
perpustakaan yang bersifat terbuka. Menurut Darmono (2001 : 137) Pemilihan sistem
layanan terbuka dan tertutup tergantung dari beberapa faktor seperti :
1. Pertimbangan tingkat keselamatan
koleksi perpustakaan.
2. Pertimbangan jenis koleksi dan
sifat rentan dari koleksi.
3. Perbandingan antara jumlah staf,
jumlah pemakai, dan jumlah koleksi
4. Luas gedung perpustakaan
5. Rasio antara layanan dengan
jumlah staf perpustakaan. Setiap layanan memiliki kelebihan dan kekurangan
masing masing.
Menurut
Darmono (2001 : 137) berikut ini adalah beberapa penjelasan dari masing-masing
layanan tersebut. Sistem layanan terbuka adalah system layanan yang
memungkinkan para pengguna secara langsung dapat memilih, menemukan, dan
mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dari jajaran koleksi perpustakaan.
Kelebihan sistem layanan terbuka adalah :
1. Pemakai dapat melakukan
pengambilan sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dari jajaran koleksi.
2. Pemakai dilatih untuk
dapatdipercaya dan diberi tanggung jawab terhadap terpeliharanya koleksi yang
dimiliki perpustakaan.
3. Pemakai akan merasa lebih puas
karena ada kemudahan dalam menemukan bahan pustaka dan alternative lain jika
yang dicari tidak ditemukan.
4. Dalam sistem ini tenaga
perpustakaan yang bertugas untuk mengambil bahan pustaka tidak diperlukan,
sehingga bisa diberi tanggung jawab di bagian lain.
Kelemahan
sistem layanan terbuka adalah :
1. Ada kemungkinan pengaturan buku
di rak penempatan (jajaran) menjadi kacau karena ketika pengguna melakukan
pencarian buku yang diinginkan, buku yang sudah dicabut dari jajaran rak
dikembalikan lagi oleh pemakai secara tidak tepat.
2. Ada kemungkinan buku yang hilang
relative lebih besar bila dibandingkan dengan sistem tertutup.
3. Memerlukan ruangan yang lebih
luas untuk jajaran koleksi agar pengguna lebih leluasa dalam mencari koleksi
perpustakaan.
4. Membutuhkan keamanan yang lebih
baik agar kebebasan untuk mengambil sendiri bahan pustaka dari jajaran koleksi
tidak menimbulkan berbagai kerusakan bahan pustaka seperti perobekan bahan
pustaka bahkan peningkatan kehilangan bahan pustaka.
Sistem
layanan tertutup adalah sistem layanan perpustakaan yang tidak memungkinkan
pemakai perpustakaan mengambil sendiri bahan pustaka diperpustakaan.
Kelebihan
sistem layanan tertutup adalah :
1. Jajaran koleksi akan tetap
terjaga kerapiannya karena hanya petugas perpustakaan yang boleh masuk ke
jajaran koleksi
2. Kemungkinan terjadinya
kehilangan atau perobekan bahan pustaka dapat ditekankan karena pemakai tidak
dapat melakuakan akses langsung ke jajaran koleksi
3. Ruangan untuk koleksi tidak
terlalu luas, karena mobilitas petugas di jajaran koleksi relative rendah
4. Untuk koleksi yang sangat rentan
terhadap kerusakan maka sistem ini sangat sesuai.
Kelemahan
sistem layanan tertutup adalah :
1. Dalam menemukan bahan pustaka
pengguna hanya dapat mengetahui ciri-ciri fisik bahan pustaka yaitu judul,
pengarang, ukuran buku, dan jumlah halaman
2. Judul buku tidak selalu
menggambarkan makna pembahasan buku, sehingga bisa saja judul yang telah
dipilih, tetapi bahan pustaka tersebut yang dimaksud oleh pemakai perpustakaan.
3. Jika peminjam cukup banyak, dan
petugas perpustakaan relative terbatas hal
ini membutuhkan waktu dan tenaga
yang cukup banyak untuk memenuhi permintaan pemakai perpustakaan dan menyiapkan
bahan pustaka yang dibutuhkannya, sehingga pemakai harus menunggu lebih lama.
b.
Jenis Layanan
Jenis
layanan yang diberikan perpustakaan ada beberapa macam. Jenis layanan biasanya
juga dipengaruhi oleh jenis perpustakaan dan masyarakat yang dilayaninya.
Sebagaimana layaknya perpustakaan lain, perpustakaan khusus harus dapat
memberikan layanan yang efektif, cepat dan professional terhadap semua pemakai
perpustakaan. Prinsip pelayanan yang dilaksanakan harus mengacu pada sistem
manajemen mutu dan pelayanan prima yaitu mendudukkan kepuasan konsumen sebagai
tujuan / sasaran perpustakaan. Berikut ini merupakan jenis layanan perpustakaan
beserta penjelasannya menurut beberapa para ahli perpustakaan.
1).
Layanan Sirkulasi
Dalam
Buku Pedoman Umum Penyelenggaran Perpustakaan Khusus (1999 : 37) “Layanan
sirkulasi adalah kegiatan peredaran koleksi perpustakaan di luar perpustakaan”.
Pelayanan ini ditujukan agar pengguna perpustakaan dapat meminjam dan membaca
bahan pustaka lebih leluasa sesuai kesempatan yang ada perpustakaan.
Menurut
Darmono (2001: 141) layanan sirkulasi atau layanan peminjaman dan pengembalian
bahan pustaka adalah ”Satu kegiatan di perpustakaan yang melayani peminjaman
dan pengembalian buku.” Layanan pengembalian dan peminjam bahan pustaka
merupakan kegiatan yang dilakukan hampir semua perpustakaan. Sedangkan menurut
Zulfikar Zen (2006 : 93) layanan sirkulasi adalah “Kegiatan melayani pemakai
jasa perpustakaan dalam pemesanan, peminjaman, dan pengembalian bahan pustaka
beserta penyelesaian administrasinya.” Menurut Darmono (2001 : 144) bagian
layanan sirkulasi mempunyai tugas melayani pengunjung perpustakaan khususnya
dalam hal berikut ini:
1. Mengawasi keluarnya setiap bahan
pustaka dari ruang perpustakaan.
2. Pendaftaran anggota perpustakaan
3. Peminjaman dan pengembalian
bahan pustaka
4. Memberikan sanksi bagi anggota
yang terlambat mengembalikan pinjaman
5. Memberikan peringatan bagi
anggota yang belum mengembalikan pinjaman
6. Menentukan penggantian buku yang
dihilangkan anggota
7. Membuat statistik sirkulasi
8. Penataan koleksi di jajaran /
rak
Adapun
kegiatan kerja yang dilaksanakan layanan sirkulasi adalah keanggotaan,
peminjaman, perpanjangan, denda (sanksi) dan bebas pustaka.
1. Keanggotaan
Pendaftaran
anggota adalah salah satu tugas layanan sirkulasi. Setiap perpustakaan harus
menentukan siapa yang boleh dan berhak menjadi anggota perpustakaan. Selain itu
perpustakaan juga menentukan persyaratan apa saja yang perlu dipenuhi oleh
pengguna untuk menjadi anggota perpustakaan. Dalam hal ini perpustakaan
melakukan pencatatan keanggotaan dalam pendaftaran anggota dan membuat kartu
anggota yang digunakan untuk melaksanakan peminjaman. Menurut Martoatmodjo
(1994 : 4), kegunaan dari pendaftaran anggota adalah sebagai berikut :
1. Mengukur daya guna perpustakaan
bagi mereka yang dilayaninya.
2. Mengukur kedudukan sosialnya
dengan jalan mengetahui sejumlah buku yang dipinjam oleh para pembaca.
3. Mengetahui golongan peminjam
untuk mengetahui pula kebutuhan
pengguna, dapat digunakan sebagai
data perbandingan dengan perpustakaaan lain.
2. Peminjaman
Menurut
Syahrial - Pamundjak (2000 : 97) yang dimaksud dengan “Peminjaman adalah
kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca didalam
perpustakaan maupun untuk dibawa keluar perpustakaan”. Salah satu penyelenggara
administrasi peminjaman adalah dengan menggunakan kartu buku. Untuk itu setiap
buku di beri kartu buku, dimana tercatat tanda buku, nama pengarang, judul, dan
nomor buku induk. Kartu buku ini tersimpan dalam kantong buku yang disediakan.
Jika ada orang yang sedang meminjam buku , maka buku dan kartu bukunya serta
kartu anggota diserahkan kepada petugas sirkulasi, kemudian petugas sirkulasi
melakukan tiga tindakan:
1. Nomor anggota dan tanggal
pengembalian dicatat pada kartu buku
2. Tanda buku dan tanda
pengembalian dicatat pada kartu anggota
3. Tanggal pengembalian dicatat
pada buku yang telah disediakan.
Syahrial
- Pamuntjak (1968:62) “Karena dengan adanya kartu peminjaman maka dapat
diketahui berapa banyak pengguna perpustakaan yang aktif dan berapa banyak
pengguna yang tidak aktif”. Kartu peminjaman ini juga mencegah hilangnya bahan
pustaka yang dipinjamkan serta mengetahui siapa peminjamnya”. Untuk menghindari
kesalahan peminjaman, maka perlu dilakukan pencatatan terhadap bahan pustaka
yang dipinjam. Pada suatu perpustakaan cara pencatatan peminjaman buku dipilih
dengan situasi dan kondisi perpustakaan tersebut. Salah satu cara untuk
menyelenggarakan peminjaman adalah dengan menggunakan kartu buku. Selain dengan
menggunakan sistem kartu buku, masih ada sistem lain yang dapat digunakan.
Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 260), sistem peminjaman dapat dibedakan antara
lain:
1. Sistem buku besar
Menurut Sulistyo-Basuki (1991:260),
“Sistem buku besar ini menganut register, artinya setiap peminjaman mendapat
jatah satu halaman atau lebih dalam buku besar, disertai indeks nama peminjam”.
2. Sistem sulih (Dummy)
Menurut Sulistyo-Basuki (1991:260),
“Sistem sulih atau dummy terbuat dari karton sebagai substitusi buku tatkala
buku dipinjam,ditulis pada selembar kertas yang ditempelkan pada halaman sulih.
Lembar tersebut berisi nama peminjam, nomor panggil, dan tanggal peminjaman’’.
3. Sistem NCR (No carbon required)
Menurut Sulistyo-Basuki (1991:260),
“Pada sistem ini peminjam perlu mengisi formulir peminjaman, lengkap dengan
nama, alamat, nama pengarang, judul, nomor klasifikasi, dan nomor induk pada
formulir peminjaman’’.
4. Sistem BIC (Book Issue Card)
Menurut Sulistyo-Basuki (1991:260),
“Sistem BIC Banyak digunakan di perpustakaan sekolah’’.
5. Sistem Islington (Variasi Brown)
Menurut Sulistyo-Basuki (1991:260),
“Setiap anggota memperoleh satu kartu plastik, dibagian atas tertulis nama dan
alamatnya dalam huruf timbul’’.
6. Sistem Newark
Menurut Sulistyo-Basuki (1991:260),
“Sistem Netwark menggunakan kartu buku, termasuk didalamnya nomor panggil,
pengarang, judul, nomor induk serta kolom untuk tanggal harus kembali, dan nama
peminjam’’.
7. Sistem Token Charging Menurut
Sulistyo-Basuki (1991:260), “Token artinya semacam kartu berisi tanda pengenal
perpustakaan terbuat dari karton berukuran 4 x 6 cm”.
8. Sistem Kartu Tebuk
Menurut Sulistyo-Basuki (1991:260),
“bila anggota ingin meminjam buku maka petugas bagian sirkulasi mengambil kartu
tebuk yang telah diberi tanggal dilakukan dengan stempel serta dengan alat
tebuk’’.
9. Photocharging atau meminjam
berbasis sistem photo Menurut Sulistyo-Basuki (1991:260), “pada waktu meminjam
buku anggota harus menunjukkan kartu anggota. Petugas membuka label buku
kemudian menempatkannya diatas plat mesin photocharging’’. Menurut Buku Pedoman
Perguruan Tinggi Depdikbud (2004 : 74), berdasarkan jangka waktunya, cara
peminjaman bahan pustaka dibedakan menjadi tiga macam:
1. Peminjaman biasa, misalnya 1
minggu sampai dengan 2 minggu.
2. Peminjaman jangka pendek, misalnya
1 hari sampai dengan 3 minggu.
3. Peminjaman jangka panjang,
misalnya 1 bulan sampai 1 semester.
3. Pengembalian
Menurut
Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004 : 81) “Buku yang dipinjamkan
kepada pengguna harus kembali pada waktunya dan petugas juga harus
melihatkeadaan buku tersebut rusak maka peminjam harus memperbaiki atau
menggantinya’’.
Ada dua cara pengembalian yang
biasa dilakukan perpustakaan.
1. Pengguna membawa langsung bahan
pustaka yang hendak dikembalikan ke meja layanan
2. Pengguna mengembalikan buku
dengan memasukkannya kedalam kotak pengembalian.
Langkah kerja yang dilakukan oleh
petugas dalam prosedur pengembalian bahan pustaka adalah sebagai berikut :
a) Pengguna datang sendiri ke
bagian pelayanan sirkulasi untuk menyerahkan bahan pustaka yang akan dipinjam.
b) Petugas menerima dan memeriksa
keutuhan serta tanggal pengembalian pada lembar tanggal pngembalian.
c) Petugas mengambil kartu buku
dari kotak kartu buku ayas dasar tanggal kembali yang tertera pada lembar
tanggal.
d) Petugas mengambil kartu
peminjaman dari kotak kartu peminjaman atas dasar nomor anggota yang tertera
pada lembar tanggal dan kartu buku.
e) Petugas membubuhkan stempel
tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal dan kartu peminjaman.
f) Petugas mengembalikan kartu buku
pada catalog kartu buku dan kartu peminjaman pada kotak kartu peminjaman.
g) Petugas mengelompokkan bahan
pustaka, yang rusak dikembalikan ke rak atau dikirim kebagian pemeliharaan
koleksi. Apabila koleksi rusak tidak diperbaiki di usulkan untuk disiangi.
4. Perpanjangan
Perpanjangan dapat diberikan jika
tidak ada pengguna lain yang memesan bahan pustaka itu. Perpanjangan hanya
dapat di lakukan dua kali saja yang di lakukan petugas perpustakaan untuk
memperpanjang bahan pustaka yaitu dengan mencatat pada kartu dan slip
pengembalian dengan cara menstempel tanggal kembali yang baru, lalu memberikan
buku tersebut kepada peminjam.
Berdasarkan
Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi Depdikbud ( 2004 : 83 ) prosedur
perpanjangan waktu peminjaman di lakukan dengan cara:
1. Pengguna membawa buku yang di
pinjam ke meja layanan.
2. Petugas memeriksa formulir
penempaham.
3. Jika tidak ada menempah, petugas
membubuhkan tanggal yang baru
4. Pada kartu pinjaman dan girik
buku.
5. Jika ada yang menempah, petugas
tidak memberikan izin perpanjangan. Untuk melaksanakan prosedur perpanjangan
masa pinjam di perlukan :
a. Kartu pinjam
b. Kartu buku
c. Stempel tanggal kembali
Perpanjangan masa peminjaman
dilakukan berdasarkan jangka waktu tersendiri lazimnya buku hanya boleh di
perpanjang selama dua kali. Perpanjangan bahan pustaka yang di pinjam dilakukan
peminjaman dengan cara datang langsung ke perpustakaan dengan membawa bahan
pustaka yang dipinjam dan melapor kepada petugas perpustakaan bahan pustaka
yang akan dipinjam.
5. Penagihan
Berdasarkan Buku Pedoman Perguruan
Tinggi Depdikbud (2004 : 83) “Bila pengguna tidak mengembalikan bahan pustaka
pada waktunya perpustakaan akan menagih buku agar segera di kembalikan”.
Menurut Syahrial-Pamundjak (2000 : 97 ) Prosedur penagihan bahan pustaka
sebagai berikut :
1. Petugas memeriksa keterlambatan
pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan, pekerjaan ini
harus di lakukan setiap hari.
2. Petugas membuat surat penagihan
rangkap dua, Lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedangkan lembar
kedua disimpan sebagai pertinggal.
3. Bila bahan di kembalikan setelah
ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses pengembalian.
6. Sanksi
Menurut Buku Pedoman Perguruan
Tinggi Depdikbud (2004 : 83) pemberian sanksi adalah “Suatu kegiatan/tugas
pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pemerikasaan atas pelanggaran yang
dilakukan oleh pengguna serta pemberian sanksi atas pelanggaran tersebut”. Pelanggaran
yang dilakukan oleh pengguna perpustakaan dapat berupa :
1. Terlambat pengembalian bahan
pustaka.
2. Mengembalikan bahan pustaka
dalam keadaan rusak.
3. Membawa bahan pustaka tampa
prosedur yang berlaku.
4. Menghilangkan bahan pustaka.
5. Melanggar tata tertib
perpustakaan.
Dalam buku Pedoman Perguruan Tinggi
Depdikbud ( 2004 : 84) ada beberapa
jenis sanksi yang dikenakan kepada pengguna antara lain:
a. Denda
b. Sanksi administrative, misalnya
tidak boleh meminjam bahan perpustakaan dalam waktu tertentu
c. Sanksi akademik, berupa
pembatalan hak dalam kegiatan belajar mengajar.
Prosedur yang ditempuh yaitu :
a. Petugas menetapkan tingkat
pelanggaran pengguna.
b. Berdasarkan tingkat pelanggaran
tersebut, petugas menetapkan sanksi
c. Untuk sanksi administrative,
petugas langsung menyelesaikan menurut peraturan perpustakaan
d. Untuk sanksi akademik, kepala
perpustakaan mengusulkannya kepada pimpinannya perguruan tinggi agar memberi
sanksi kepada pengguna tersebut.
7. Bebas Pustaka
Menurut Buku Pedoman Perguruan
Tinggi Depdikbud (2004 : 85) “Surat keterangan bebas pustaka diberikan kepada
pengguna sebagai bukti bahwa ia tidak mempunyai pinjaman atau kewajiban lain
kepada perpustakaan”. Pemberian surat keterangan bebas pustaka dimasuksudkan
agar koleksi terpelihara dan pengguna mematuhi peraturan perpustakaan.
Pemberian surat bebas pustaka
memiliki fungsi untuk mencegah atau menekan kemungkinan hilangnya bahan-bahan
pustaka karena mahasiswa telah menyelesaikan studi atau staf/pegawai
administrasi pensiun.
Menurut
Syahrial-Pamundjak (2000 : 97) prosedur pemberian surat keterangan bebas
pustaka dilaksanakan dengan cara sebagai berikut :
1. Pengguna yang membutuhkan tanda
bukti bebas pustaka menyerahkan tanda pengenal.
2. Petugas mengambil kartu
peminjaman berdasarkan pada nomor anggota yang tertera pada tanda pengenal.
3. Petugas memeriksa ada tidaknya
peminjaman yang belum di kembalikan pada kartu peminjaman.
4. Kartu peminjaman yang
menunjukkan bahwa pengguna tidak mempunyai peminjaman distempel pada bebas
pustaka.
5. Petugas memeriksa tanda bukti
bebas pustaka dengan identitas pengguna.
2).
Layanan Referensi
Layanan
referensi diberikan untuk membantu pengguna perpustakaan atau masyarakat yang
ingin menemukan informasi secara tepat dan tepat dari koleksi yang ada di
perpustakaan. Kegiatan dilakukan dengan cara menjawab langsung pertanyaan
penguna perpustakaan atau dari masyarakat dengan menggunakan sumber/koleksi
rujukan yang tersedia.
Menurut
Darmono (2001 : 141) layanan referensi atau layanan rujukan adalah “Layanan
yang diberikan oleh perpustakaan untuk koleksi – koleksi khusus seperti kamus,
ensiklopedi, almanak, direktori, buku tahunan, yang berisi informasi teknis dan
singkat”. Koleksi ini tidak boleh dibawa pulang oleh pengunjung perpustakaan
dan hanya untuk dibaca di tempat. Apabila pengguna datang ke perpustakaan
petugas dapat membimbing pengguna tentang cara – cara memakai koleksi rujukan. Dalam
Buku Pedoman Umum Penyelengaraan Perpustakaan Khusus (1999 : 40) mengatakan
bahwa hal – hal yang harus diperhatikan dalam layanan referensi adalah :
1. Keberadaan sumber – sumber
informasi sekunder dan informasi strategis
2. Kepiawaian petugas dalam
menguasai koleksi dan teknik penelusuran
3. Pemahaman dan penerapan etika
berkomunikasi bagi para petugas jasa
4. Prinsip layanan prima / kepuasan
klien sebagai tujuan.
Berdasarkan
Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 87 ) setiap jenis koleksi
referensi dapat dibedakan menurut sifat informasinya yaitu :
a. Kamus
Merupakan bahan referensi yang
berisi daftar kata-kata terpilih dari satu bahasa yang di susun menurut
abjad,setiap kata disertai dengan penjelasan,mengenai artinya, cara
mengucapkannya, ejaan, cara memakainya, asal katanya dan keterangan lainnya
yang berhubungan dengan kata-kata tersebut.
b. Ensiklopedi
Bahan rujukan yang berisi uraian
mengenai siapa, apa, bilamana, untuk apa, bagaimana, mengapa, dan
pertanyaan-pertanyaan lain yang mungkin ada dalam benak pengguna.
c. Buku Tahunan ( Almanak )
Memuat ringkasan data mengenai
Negara, orang berprestasi dalam berbagai kegiatan, kejadian penting, dan
sebagainya yang terjadi dalam jangka waktu satu dua tahun yang disertai dengan
statistik.
3).
Layanan Ruang Baca
Layanan
ruang baca adalah layanan yang diberikan oleh perpustakaan berupa tempat untuk melakukan
kegiatan membaca di perpustakaan. Layanan ini diberikan untuk mengantisipasi
pengguna perpustakaan yang tidak ingin meminjam untuk dibawa pulang, akan
tetapi mereka cukup memanfaatkannya di perpustakaan.
“Layanan-layanan tersebut sebagai contoh layanan perpustakaan secara umum,
jadi untuk perpustakaan khusus tidak sebanyak itu, maksudnya layanan di
perpustakaan khusus sesuai kebutuhan dari perpustakaan khusus itu sendiri.
untuk membahas butuh tambahan waktu, karena pada kali ini kita hanya membahas
Layanan Perpustakaan Khusus”.
KESIMPULAN
Perpustakaan
khusus sebagai perpustakaan yang menyediakan koleksi khusus dan melayani
instansinya. Pelayanan perpustakaan khusus pada dasarnya sama seperti pelayanan
perpustakaan pada umumnya, namun tergantung kebutuhan dari pengguna atau
intansinya.
Layanan
perpustakan khusus sama seperti layanan perpustakaan lainnya, dapat dibuktikan
bahwa perpustakaan khusus juga mempunyai Layanan Sirkulasi, Layanan Refrensi
dan lain-lain sesuai kebutuhan.
Demikianlah
kesimpulan ini, semoga makalah ini bermanfaat bagi kita semua, aamiin.
DAFTAR PUSTAKA
F. Rahayuningsi. 2007. Pengelolaan Perpustakaan. Yogyakarta:
Graha Ilmu.
Jonner,
Hasugian. 2009. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi.
Medan: USU Press.
Lasa, HS.
1994. Jenis-jenis Pelayanan Informasi di
Perpustakaan. Yogyakarta: Gadjah
Mada University Press.
No name, Artikel Jeni-Jenis Perpustakaan.
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/28669/2/Chapter%20II.pdf,
diakses 06-06-2014.
No
name. Tinjauan Pustaka.
Saefudin dkk. Pembinaan
Perpustakaan Khusus Institut Pertanian: Observasi
terhadap Perpustakaan Balai Pengkajian Teknologi Pertanian Jawa Barat. Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 16, Nomor
2, 2007.
Sulistyo
Basuki, 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta :
Gramedia Pustaka Utama.
Sumardji,
P. 1992. Pelayanan Referensi di
Perpustakaan. Yogyakarta : Kanisius.
Tjitropranoto,
P. 1983. Kerja sama perpustakaan dan
jaringan informasi. Yogyakarta: Prosiding Kongres Ikatan Pustakawan Indonesia.
Zakia
Lubis, Harum. Jenis-jenis Perpustakaan
Umum, Sekolah, Perguruan Tinggi, dan Khusus. http://harumzakiahlubis.blogspot.com/2012/12/jenis-jenis-perpustakaan-umum-sekolah.html
, diakses 06-06-2014.
Zarq,
Dasar-dasar Layanan Perpustakaan,
http://zharq.blogspot.com/2010/03/dasar-dasar-layanan-perpustakaan.html,
diakses 06-06-2014.
[1]Harum Zakia Lubis, Jenis-jenis
Perpustakaan Umum, Sekolah, Perguruan Tinggi, dan Khusus.http://harumzakiahlubis.blogspot.com/2012/12/jenis-jenis-perpustakaan-umum-sekolah.html
, diakses 06-06-2014.
[3] No name, Artikel
Jeni-Jenis Perpustakaan.
[4] Zarq, Dasar-dasar Layanan Perpustakaan, http://zharq.blogspot.com/2010/03/dasar-dasar-layanan-perpustakaan.html,
diakses 06-06-2014.
[5] Lasa, HS. Jenis-jenis
Pelayanan Informasi di Perpustakaan. Yogyakarta:
Gadjah Mada University Press, 1994. h.?
[6] No name, Tinjauan
Pustaka,
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/28669/2/Chapter%20II.pdf,
diakses 06-06-2014.
wow. terima kasih atas postingannya.
ReplyDeletesungguh menginspirasi banyak orang. topp markotop.