Monday 23 December 2013

kebijakan penyiangan bahan pustaka

KEBIJAKAN
PENYIANGAN BAHAN PUSTAKA

A.    Pengertian Kebijakan Penyiangan Bahan Pustaka
Banyak para ahli menjelaskan tentang kebijakan penyiangan bahan pustaka seperti menurut Rahayuningsih kebijakan khusus diperlakukan untuk menjaga kesinambungan antara tempat, koleksi yang selalu bertambah dengan koleksi yang dibtuhkan oleh pengguna. Kebijakan tersebut diwujudkan melalui kegiatan penyiangan. Penyiangan merupakan pemindahan koleksi dari koleksi aktif perpustakaan dengan tujuan menyingkirkan atau mengirim ke tempat penyimpanan. Koleksi yang jarang digunakan dapat dikirim ke tempat penyimpanan sehingga dapat mengurangi masalah tempat dan membuat pelayanan koleksi menjadi lebih mudah. Pengguna lebih mudah menemukan bahan pustaka yang up to ate dan menarik. Koleksi perpustakaan disiangi karena faktor isi yang sudah tidak menarik atau kuno, kondisi fisik yang secara umum tidak sempurna, misalnya robek, dicoret-coret. Selain itu, pola pemakaian koleksi yang kecil frekuensinya atau menurun dapat menjadi alasan mengapa sebuah koleksi disiangi. Atau bisa juga kombinasi dari ketiga faktor tersebut menjadi alasan penyiangan koleksi.[1]
Menurut Lasa penyiangan (weeding) adalah upaya pengeluaran sejumlah koleksi dari perpustakaan karena dianggap ttidak relevan lagi, terlalu banyak jumlah eksemplarsrya, sudah ada edisi baru, atau koleksi itu termasuk terbitan yang dilarang. Koleksi ini dapat ditukarkan dengan koleksi perpustakaan lainnya, dihadiahkan, atau dihancurkan untuk pembuatan kertas lagi.[2]
Koleksi perpustakaan selalu bertambah. Pada akhirnya banyak buku yang tidak bermanfaat lagi, misalnya karena isinya suda usang atau sudah ada cetkan (edisi) yang lebih baru. Salah satu cara yang dapat dilakukan, mengurangi koleksi lama dengan cara mengadakan penyiangan bahan pustaka/koleksi.
B.     Perlunya Dilakukan Penyiangan
Ada empat alasan utama yang sering dikemukakan mengapa penyingan perlu dilakukan.
1.      Menghemat tempat.
2.      Meningkatkan akses pada koleksi.
3.      Menghemat dana.
4.      Menyisihkan tempat untuk materi baru.
 Salah satu tugas utama perpustakaan adalah membeikan pelayanan informasi. Di pihak lain, perpustakaan juga perlu melakukan pelestarian ilmu pengetahuan. Semua itu harus dilakukan secara berimbang. Seiring kali antara keinginan untuk memberikan pelayanan yang baik tidak bisa sejalan dengan keinginan untuk mempunyai koleksi yang lebih besar. Sudah umum dikeahui bahwa mencari bahan pustaka tentu di desbuah perpustakaan dengan koleksi yang besar akan menghabiskan waktu. Memang perpustakaan yang demikian besar bisa menjadi satu-satunya tumpuan untuk mencari bahan pustaka tertentu. kebanyakan orang yang tetap saja mencari perpustakaan yang nyaman dan mudah digunakan untuk mendapatkan bahan pustaka yang dicarinya. Jadi, lebih besar kemungkinan untuk sebuah perpustakaan yang kecil, yang melakukan penyiangan dengan baik, untuk dapat memberikan pelayanan informasi yang lebih baik, asalkan koleksinya yang kecil itu berisi bahan pustaka yang dibutuhkan penggunanya.
Apakah penyiangan meningkatkan akses pada koleksi? Berdasarkan pengalaman, sama banyaknya orang menjawab positif dan negatif dari pertanyaan tersebut. Bagi pengguna yang biasa membutuhkan bahan pustaka yang mutahir, mungkin penyiangan memberikan efek positif terhadap proses pencarian informasi mereka. Di pihak lain, bagi pengguna yang membutuhkan penelusuran terhadap informasi yang lama, bisa jadi penyiangan  menyebabkan kesulitan bagi pencari informasi yang dibutuhkan. Apabila informasi itu sudah dikeluarkan dari perpustakaan, mereka akan kehilangan informasi tersebut. Sementara untuk informasi lama yang disimpan di gudang, tentunya akan menghabiskan waktu lebih lama untuk mencarinya kembali.
Apakah penyiangan menyebabkan penghematan? Jawabannya tidak. Sebagai contoh, bisa saja karena ingin menyingkirkan sekelompok buku ke luar dari perpustakaan, beberapa buku yang informasinya masih ada kemungkinan dicari pengguna maka buku itu diproses scanning sehingga bisa disimpan untuk digitalny. Tetapi untuk melaksanakan scanning dibutuhkan waktu dan tenaga, artinya diperlukan biaya juga. Begitu juga dengan menarik buku dari rak, harus disertai dengan melakukan penarikan kartu katalog, atau mengedit pangkalan data apabila katalognya sudah disimpan dalam komputer. Begitu jega dengan pemindahan koleksi baik ke gudang maupun dipisahkan untuk dihadiahkan kepada perpustakaan lain, akan membutuhkan tenaga untuk melaksanakannya. Semua itu membutuhkan dana.
C.     Penyingan Berdasarkan Jenis Perpustakaan
Para ahli berbeda pendapat mengenai jenis perpustakaan misalnya menurrut Sulistyo Basuki,[3] jenis perpustakaan yaitu: Perpustakaan internasional, Perpustakaan nasional, Perpustakaan umum dan perpustakaan keliling, Perpustakaan swasta (pribadi), Perpustakaan khusus, Perpustakaan sekolah, Perpustakaan perguruan tinggi. Sedangkan menurut Yuyu Yulia, [4] jenis perpustakaan terdiri dari: perpustakaan umum, perpustakaan khusus, perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan sekolah. Dia  menjelaskan penyiangan berdasarkan jenis perpustakaan sebagai berikut:
1.      Perpustakaan Umum
Perpustakaan umum harus menyediakan koleksi yang diminati oleh penggunanya yang sangat beragam. Di perpustakaan umum, permintaan pengguna merupakan salah satu faktor yang penting yang mempengaruhi keputusan dalam seleksi dan penyiangan. Oleh karena itu, bahan pustaka yang tidak diminati lagi oleh pengguna akan menjadi calon yang akan disisihkan ke gedung atau bahkan dikeluarkan dari perpustakaan. Biasanya hanya perpustakaan umum di kota-kota besar yang menyimpan bahan pustaka untuk kebutuhan pengguna berkaitan dengan penelitian sehingga ada bahan pustaka yang agak lama disimpan di perpustakaan. Misalnya pada perpustakaan umum di negara-negara maju mereka mengganti secara keseluruhan koleksinya sekali dalam 10 tahun. Mereka kadang-kadang melakukan pemisahan koleksi yang sedikit pemanfaatannya oleh pengguna, dari koleksi yang sangat tinggi pemanfaatannya, membuang buku-buku duplikat, bahan pustaka yang sudah sangat lusuh, dan materi yang sudah usang. Beberapa orang menyatakan bahwa koleksi yang kurang berguna karena menyebabkan materi yang banyak diminati menjadi tidak terlihat atau tidak dapat diakses. Perlu juga pertimbangan biaya yang diperlukan untuk memelihara koleksi yang besar.
2.      Perpustakaan Khusus
Perpustakaan khusus biasanya melakukan penyiangan secara rutin karena koleksinya sepesifik dan biasanya mereka hanya mendapatkan ruangan yang sangat terbatas. Misalnya pada perpustakaan khusus yang berada di bawah perusahaan industri, ruangan koleksi sangat berarti secara ekonomis bagi dunia industri sehingga mereka harus sangat berhemat dalam pemakaian ruangan. Koleksi perpustakaan khusus biasanya banyak berkaitan dengan materi teknis, banyak jurnal dan materi lain yang cepat usang, terutama bagi pengguna lokal perpustakaan itu.
Perpustakaan khusus mengutamakan koleksi yang mutakhir untuk pengguna utamanya, yaitu staf, dan pimpinan dari badan induknya. Dengan demikian, program penyiangan bisa lebih mudah karena pustakawan bisa lebih mengetahui pola pemanfaatan perpustakaan oleh penggunanya, ukuran koleksinya kecil, sifat pengunanya juga lebih homogen, dan tujuan pelayanan perpustakaannya relatif tidak luas. Jadi, program penyiangan dapat dilaksanakan dengan sedikit keraguan, akibat tekanan ketersediaan ruangan yang terbatas.
3.      Perpustakaan Perguruan Tinggi
Pada perpustakaan perguruan tinggi penyiangan tetap dilakukan, walaupun bertujuan menyediakan secara lengkap pengetahuan manusia, kembali pada alasan klasik bahwa tidak mungkin bagi sebuah perpustakaan untuk menyimpan semua terbitan yang ada di dunia, oleh karena itu, sebesar apa pun ruangan perpustakaannya, sebrapa besar pun dananya, pustakawannya harus mengelola koleksi dengan baik. Dan penyiangan merupakan salah satu cara untuk menjaga agar koleksi yang dibutuhkan pengguna dapat diakses dengan mudah dan cepat, tanpa dikacaukan oleh koleksi yang tidak terpakai.
4.      Perpustakaan   Sekolah
Perpustakaan sekolah di Indonesia banyak yang dipenuhi dengan buku-buku wajib yang erat kaitannya dengan kurikulum sekolah. Dengan seringnya terjadi pergantian buku-buku wajib sekolah, tentunya pustakawan di perpustakaan sekolah secara kontinu perlu melakukan penyiangan. Namun demikian, untuk koleksi buku-buku sastra lama yang berkaitan dengan perjalanan sejarah sastra di Indonesia, yang tentunya perlu diketahui oleh murid-murid dari masa ke masa. Biasanya dalam melakukan penyiangan mendapatkan hambatan seperti:
1.      Tidak punya waktu.
2.      Penundaan pelaksanaan.
3.      Takut melakukan kesalahan.
4.      Takut disebut sebagai orang yang suka “mengilokan” buku (dijual kepada pengumpul kertas bekas yang membayarnya berdasarkan berat kertas).
Dari berbagai jenis perpustakaan menurut para ahli pada dasarnya setiap perpustakaan perlu melakukan penyiangan walaupun perpustakaan internasional, perpustakaan nasional termasuk perpustakaan Swasta (pribadi) dengan alasan tidak semua terbitan di dunia dapat di simpan di perpustakaan. Mengenai hambatan dalam penyingan tentu penyingan tidak mudah dilakukan dan butuh waktu yang panjang oleh karena itu jika ingin melakukan penyiangan melakukan persiapan jangka panjang misalnya 1 atau 2 tahun kedepan dengan demikian penundaan pelaksanaan dapat diatasi, kemudian agar tidak melakukan kesalahan misalnya takut kalau buku yang disiangi suatu saat ada yang menggunakannya maka buku itu diletakkan dalam gudang, dan agar tidak difitnah maka uang dari hasil penjualan buku digunaan untuk keperluan perpustakaan atau buku-buku itu di hadiahkan saja.
Untuk perpustakaan nasional  yang berfungsi menyimpan setiap pustaka yang diterbitkan di sebuah negara yang biasanya terdapat dalam UU Deposit yaitu undang-undang yang mewajibkan setiap penerbit dan pencetak mengirimkan contoh terbitan (biasanya 2 eksemplar atau lebih) ke perpustakaan nasional atau perpustakaan lain yang ditunjuk.[5] Walaupun ada UU tersebut tetap perpustakaan nasional tetap melakukan penyiangan agar koleksinya terjaga dan mudah ditelusuri pengguna, alasan lain tidak mungkin semua koleksinya awet apalagi koleksinya sering dipinjam pengguna tentu hal ini mempercepat kerusakan koleksi tersebut dan perlu melakukan penyiangan.
D.     Kriteria Penyiangan dan Kriteria untuk Menyingkirkan Koleksi ke Gudang
Berikut kriteria penyingan bahan pustaka:
1.      Sebaiknya perpustakaan memiliki peraturan tertulis tentang penyiangan. Dengan demikian ada pegangan dalam melaksanakan penyingan dari waktu ke waktu.
2.      Hendaknya pustakawan meminta bantuan kepada spesialis subyek dari bahan pustaka yang akan disiangi, untuk bersama-sama menentukan apa yang perlu dikeluarkan dari koleksi perpustakaan serta apa yang harus dilakukan terhadap hasil penyiangan itu. Sebagai contoh, pada perpustakaan perguruan tinggi bisa meminta bantuan kepada dosen, ketua jurusan, Pembantu Dekan I, bahkan Dekan. Pada perpustakaan sekolah bisa meminta bantuan guru, kepala sekolah/ wakil kepala sekolah.
3.      Kriteria umum penyiangan koleksi adalah sebagai berikut:
a.       Subyek tidak sesuai lagi dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.
b.      Bahan pustaka yang sudah usang isinya.
c.       Edisi terbaru sudah ada sehingga yang lama dapat dikeluarkan dari koleksi.
d.      Bahan pustaka yang sudah terlalu rusak dan tidak dapat diperbaiki lagi.
e.       Bahan pustaka yang isnya sudah tidak lengkap lagi dan tidak dapat diusahakan gantinya.
f.       Bahan pustaka yang jumlah duplikatnya banyak, tetapi frekuensi pemakaian rendah.
g.       Bahan pustaka terlarang.
h.      Hadiah yang diproleh tanpa diminta, dan memang tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.
i.        Bahan pustaka yang sudah tidak digunakan lagi, dan tidak dibutuhkan. [6]
Setiap jenis perpustakaan yang perlu dilakukan penyingan, kriteria (pedoman)nya sama misalnya menurut Sumantri,[7] ada 9 pedoman penyiangan koleksi perpustakaan sekolah yaitu:
1.      Buku yang isinya (subyeknya) kurang bermanfaat  bagi murit atau guru.
2.      Buku yang sudah demikian rusak, tidak dapat diperbaiki lagi.
3.      Buku yang sudah ketinggalan zaman.                                                     
4.      Buku yang isinya kurang lengkap.
5.      Buku yang jumlahnya terlalu banyak sehingga bisa dikurangi lagi.
6.      Buku yang frekuensi pemakainya rendah.
7.      Buku yang sudah ada cetakan baru atau edisi revisinya.
8.      Buku yang sudah usang, fisik maupun materinya.
9.      Buku yang  terlarang.
Kalau kita perhatikan dari kriteria (pedoman) penyiangan di atas nampaknya pedoman penyiangan perpustakaan sekolah tersebut juga berlaku untuk semua jenis perpustakaan, hanya saja pengguna dari perpustakaannya yang berbeda, walaupun demikian tidak menjadi penghalang dalam penyiangan karena jika kita lihat kriteria penyiangan secara umum sama seperti penyiangan untuk perpustakan sekolah dan pedoman itu dapat diterapkan di perpustakaan lainnya.
Setelah mengetahui kriteria penyiangan koleksi lalu koleksi tersebut jika ada yang ingin diletakkan dalam gudang maka kriterianya sebagai berikut:
1.      Kajian terhadap keadaan buku di rak.
2.      Nilai sebuah judul buku dalam subyek yang dibahas buku itu.
3.      Nilai historis yang dikadung oleh isi buku itu untuk bidang ilmu yang dibahasnya.
4.      Keberadaan edisi lain dari buku itu.
5.      Keberadaan buku lain dari subyek yang sama.
6.      Kondisi fisik buku tersebut.
7.      Kondisi fisik buku tersebut.
8.      Banyaknya buku yang digudangkan maksimal berimbang dengan pertambahan buku, sebaiknya lebih kecil dari pertambahan buku setiap tahunnya.[8]

E.     Prosedur Penyiangan
Penyiangan bahan pustaka atau weeding yaitu upaya mengeluarkan koleksi dari susunan rak karena tidak diminati terlalu banyak eksemplarnya, telah ada edisi terbaru maupun koleksi itu tidak relevan. Koleksi yang dikeluarkan ini dapat diberikan ke perpustakaan lain, atau dihancurkan untuk dibuat kertas lagi. Koleksi perpustakaan secara berkala perlu disiangi agar bahan pustaka yang sudah tidak sesuai lagi dapat diganti dengan bahan pustaka yang baru. pemilihan bahan pustaka yang dikeluarkan dari koleksi sebaiknya dilakukan oleh petugas perpustakaan dan guru, kemudian untuk dipisahkan atau dipindahkan, dihibahkan atau dimusnahkan. Keputusan tersebut berdasarkan pertimbangan kemuktakhiran, kesesuaian, dan kondisi fisik dokumen.
Adapun prosedurnya sebagai berikut:
1.       menentukan persyaratan koleksi yang akan disiangi misalnya atas dasar usia terbit, subjek, cakupan atau kandungan informasi
2.       Menentukan jenis koleksi yang ingin disiangi seperti buku, majalah, brosur, kaset rekaman, laporan tahunan.
3.       Mengeluarkan kartu buku, mencabut katalog dari semua jajaran katalog, dan menghapus data dari pangkalan data/ opac.
4.       Koleksi perpustakaan yang disiangi diberi cap yang berbunyi: “dikeluarkan dari koleksi perpustakaan”.
5.       Membuat berita acara tentang penyiangan koleksi untuk keperluan administrasi dengan dilampiri daftar bahan pustaka hasil penyiangan.
6.       Menyimpan koleksi hasil penyiangan tersebut digedung atau bisa ditawarkan ke perpustakaan lain yang membutuhkan.[9]
Menurut Yuyu,[10] Prosedur penyiangan yaitu:
1.      Pustakawan (bersama dengan dosen atau guru atau peneliti yang berwenang, tergantung dari jenis perpustakaannya) mengadakan pemilihan bahan pustaka yang perlu dikeluarkan dari koleksi berdasarkan pedoman penyiangan.
2.      Pustakawan perlu mendata calon buku-buku yang akan disiangi, dalam tiga tahun terakhir buku-buku itu dipinjam oleh pengguna.
3.      Apabila memungkinkan, sertakan juga data pemanfaatan buku itu di ruang baca. Data itu semua akan membuat keputusan penyiangan menjadi lebih akurat.
4.      Untuk mempercepat proses penyiangan bisa saja pustakawan membuat daftar dari bahan pustaka yang mungkin sudah waktunya dikeluarkan dari koleksi, tapi harus juga melihat langsung bahan pustaka tersebut sebelum dikeluarkan dari koleksi perpustakaan.
5.      Buku yang dikeluarkan dari koleksi, kartu bukunya dikeluarkan dari kantong buku yang bersangkutan. Begitu pula kartu katalognya, baik untuk katalog pengarang, judul, subyek, dan sebagainya dicabut dari jajaran katalog.
6.      Buku-buku tersebut dicap “Dikeluarkan dari koleksi perpustakaan”  sebagai bukti bahwa bahan pustaka itu sudah bukan milik perpustakaan lagi.
7.      Apabilah bahan pustaka tersebut masih dapat dipakai orang lain (terutama yang kopiannya masih banyak dan belum out of date isinya) maka dapat disisihkan untuk bahan penukaran atau dihadiahkan.
8.      Apabilah pustakawan merasa ragu bahwa buku yang dikeluarkan dari koleksi itu mungkin masih dicari pengguna sekali-kali maka buku-buku seperti itu bisa disusun digudang dahulu. Agar masih bisa dicari kembali dengan mudah, susun pula kartu-kartu katalognya dan tempatkan di dekat susunan buku-buku itu.
9.      Apabila dalam beberapa tahun buku itu tidak ada yang membutuhkan lagi maka buku itu dapat dikeluarkan dari gedung perpustakaan.
10.  Bahan pustaka yang dikeluarkan dari gedung perpustakaan harus dibuatkan berita acara, dan beberapa prosedur administrasi lainnya dengan memperhatikan peraturan yang berlaku tentang penghapusan barang milik negara, terutama untuk perpustakaan yang bernaung di bawah badan pemerintah.
Pendapat lain mengatakan misalnya menurut Sumantri,[11] buku yang sudah disiangi berdasarkan pedoman penyiangan harus dinyatakan keluar dari koleksi secara resmi, yaitu dengan cara memberi tanda “Dikeluarkan dari koleksi” tanda ini sangat penting untuk bukti pengeluaran buku. Kartu buku yang ada dalam buku dan kartu katalognya harus dicabut, serta dalam buku inventaris pada kolom keterangan “Diberi catatan bahwa buku sudah dikeluarkan dari koleksi pada tanggal tertentu”. Buku-buku yang disiangi  tetapi masih mungkin untuk dimanfaatkan oleh perpustakaan lain, dapat ditawarkan sebagai bahan tukar menukar, hadiah atau disumbangkan kepada perpustakaan yang membutuhkan.





Menurut Lelis Masridah,[12] dalam skripsinya menjelaskan penyeleksian untuk hibah, dihapuskan atau di lestarikan. Berikut kriteria buku yang di hibahkan, dihapuskan, dan dilestarikan:
1.      Penghapusan
a.       Rusak berat, tidak bisa diperbaiki
b.      Bahan pustaka yang isinya tidak lengkap dan tidak dapat diusahakan gantinya
c.       Buku pelajaran (yang tidak sesuai dengan kurikulum Depdiknas)
d.      Buk yang tidak pernah dilayankan (sudah lama dan tidak bersirkulasi)
e.       Bahan pustaka yang dipinjam dan tidak pernah dikembalikan
f.       Bahan pustaka hilang.
2.      Hibah
a.       Fisik buku masih bagus
b.      Kualitas buku (isi, subyek, edisi, tahun terbit)
c.       Bahan pustaka yang jumlah kopyannya banya
d.      Belum diolah Badan Perpusda
3.      Pelestarian / Diperbaiki
Buku rusak jilidannya, sobek dan sebagainya tetapi masih layak untuk dilayankan kepada masyarakat.

 
DAFTAR PUSTAKA


Basuki, Sulistyo. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
F Rahayuningsih 2007. Pengelolaan Perpustakaan. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Lasa H S. 2005. Manajemen Perpustakaan. Yogyakarta: Gama Media.
Masridah, Lelis. 2009.  Skripsi Kebijakan Penyiangan di Perpustakaan Daerah Prov. Yogyakarta.  
Sumantri. 2002. Panduan Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah. Bandung: Remaja Rosdakarya.
Tekka, Bancin. 2013. Penyiangan Koleksi Bahan Pustaka.
Yulia Yuyu dkk. 2009. Pengembangan Koleksi. Jakarta: Unipersitas Terbuka.


[1] F Rahayuningsih, Pengelolaan Perpustakaan, (Yogyakarta: Graha Ilmu, 2007), h. 23-24
[2] Lasa H S, Manajemen Perpustakaan, (Yogyakarta: Gama Media, 2005), h. 323
[3] Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1991), h. 42
[4] Yuyu Yulia dkk. Pengembangan Koleksi, (Jakarta: Unipersitas Terbuka, 2009), h. 9.29- 9.31
[5] Sulistyo Basuki, Op.Cit. h. 44
[6] Yuyu Yulia dkk, Op.Cit., h. 9.33- 9.34
[7]Sumantri, Panduan Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah, (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2002),  h. 60
[8] Yuyu Yulia Op.Cit., h. 9.35- 9.36
[10] Yuyu Yulia, Op.Cit., h. 9.37
[11] Sumantri, Op.Cit., h. 62
[12] Lelis Masridah, Skripsi Kebijakan Penyiangan di Perpustakaan Daerah Prov. Yogyakarta
 http://digilib.uin-suka.ac.id/2308/1/BAB%20I,%20V,%20DAFTAR%20PUSTAKA.pdf, , (Yogyakarta: UIN Sunan Kalijaga, 2009), Di akses 15-11-2013.



No comments:

Post a Comment